O TEMA, sem dúvida, é um dos grandes tabus do mundo condominial: atos de corrupção praticados pelos síndicos que depõem contra a categoria, afetando a imagem mesmo dos gestores corretos e competentes.
Afinal, quantos síndicos já não receberam comentários maldosos, ainda que praticando gestões idôneas e acima de quaisquer suspeitas? É prudente, portanto, buscar ferramentas que protejam o patrimônio e isentem o síndico caso paire alguma dúvida sobre a sua atuação.
Uma dessas ferramentas é a auditoria, apropriada para balizar o trabalho da atual gestão ou para verificar erros passados. “Sugiro uma auditoria externa, independente, que verifique o histórico do prédio, de meses anteriores. Se for feita apenas pontualmente, pode não identificar problemas existentes”, orienta o síndico profissional Wolfram Werther, administrador de empresas, pós-graduado em marketing e com uma longa carreira anterior em multinacionais.
Werther frisa que auditorias propõem também melhorias em procedimentos. Ele recorda que há muitos anos, uma auditoria sugeriu que em toda nota fiscal de serviços o prestador identificasse no corpo da nota, o que foi feito, onde e quando. “Com esse detalhamento, nenhum conselheiro questionará a que se refere um valor de, por exemplo, R$ 1.500 pago a um encanador há dois meses. Evita desperdício de tempo do síndico e descarta qualquer desconfiança por parte do conselho”, diz.
O advogado Rodrigo Karpat, especialista em Direito Imobiliário e administração condominial, concorda com a importância da auditoria. “Muitas vezes o síndico precisa resolver problemas pretéritos, porque uma má previsão orçamentária ou um desvio vai culminar em problemas na gestão atual. E os condôminos, depois de um longo tempo, costumam confundir o que é gestão atual e gestão passada. Entendo que todo síndico deve preventivamente realizar uma auditoria para que ele possa, no dia a dia, ter mais respaldo. Indico também uma auditoria investigativa caso existam indícios de fraudes ou de situações que possam comprometer a gestão dele”, orienta.
O síndico profissional Walter Silva, administrador de empresas e mestre em Bioética, corrobora que a auditoria mensal é um investimento para o condomínio, e costuma liberar o relatório final da auditoria ao conselho e a todos os moradores porque “o síndico deve dar visibilidade à gestão”. Ele recorda que recentemente teve as contas aprovadas por unanimidade, após o relato do auditor recomendando a aprovação, em um condomínio-clube na Mooca, com 206 unidades, em assembleia com 103 participantes. “Transparência é um trabalho construído ao longo da gestão.”
Walter reitera a importância das auditorias porque até mesmo em caso de caixas extremamente positivos a gestão pode ter desvios. Na época em que trabalhava na área administrativa de uma empresa localizada em um grande edifício comercial, ele fazia o pagamento do boleto do condomínio, e passou a estranhar a ausência de assembleias ordinárias e compras efetuadas em valores altos. Alertou outros condôminos e foi verificado um desvio de cerca de 1 milhão e 300 mil reais. “Tínhamos um caixa saudável, com cerca de 1 milhão de reais, então não despertou tanto a atenção. Mesmo um morador leigo deve verificar o balancete
sempre, já que o patrimônio é de todos”, orienta.
Porém, não é fácil conseguir a participação dos condôminos na gestão. Até mesmo conselheiros podem ser ausentes, conforme nota o síndico Wolfram Werther. “O conselho tem responsabilidade sobre as contas e deve analisar as pastas. Muitos não levam a sério, dizem confiar no gestor, ou na administradora, ou alegam falta de tempo”, observa.
COMBINANDO REGRAS
Além da auditoria, criar regras de compliance nos condomínios pode minimizar problemas financeiros gerados por má gestão. Werther explica que o compliance consiste de um grupo de regras acordadas no condomínio. “Isso é levado muito a sério em empresas privadas. Em grandes multinacionais é comum os funcionários receberem brindes, mas as empresas deixam muito claro qual é o valor máximo dos brindes. Nos condomínios, podem ser definidos limites de valores em reais para que os síndicos contratem serviços e façam compras. Por exemplo, até 3 mil reais o síndico tem autonomia para fechar negócio, até 100 mil precisa da aprovação do conselho e acima de 100 mil, da assembleia”, cita. Melhor ainda se as regras de compliance estiverem ancoradas na convenção e aprovadas em assembleia. “Isso garante que as futuras gestões serão obrigadas a segui-las. Senão o síndico sai, o conselho é renovado e as regras se perdem”, constata Werther.
Para o advogado Rodrigo Karpat, medidas de compliance ajudam a evitar atos de corrupção: “Mas tudo depende da boa índole do gestor. E essa deve ser uma escolha prévia, a de um gestor com idoneidade ilibada. Por mais que existam travas no regulamento ou na convenção, há a possibilidade do gestor mal intencionado buscar empresas que ofereçam vantagens.” Rodrigo orienta: se a empresa convida o síndico para um café, ele deve recusar. “Faça tudo de forma oficial e nas dependências do condomínio.”
Para evitar que os síndicos tenham relações duvidosas com fornecedores, é preciso que o condomínio crie um sistema de cotação de orçamentos, definindo alguns parâmetros como, por exemplo, quem pode indicar empresas e quais são os documentos iniciais que devem ser apresentados para participar da concorrência. O síndico Werther acredita que as empresas devem ser indicadas por fontes diferentes: o próprio síndico, a administradora, conselheiros ou moradores. Ou buscando empresas no mercado, de fontes confiáveis. E sempre cotar com no mínimo três empresas.
Se a cotação for para contratação de síndico profissional, a conduta deve ser a mesma, acredita: “Por exemplo, o condomínio tem quatro candidatos ao cargo. Três apresentam uma proposta na faixa de 3 mil reais mensais e um de 2 mil. A tendência é querer fechar com o mais barato, será uma boa economia. Mas não
podemos ser ingênuos. Será que esse candidato não se enganou sobre o volume de trabalho que o condomínio irá gerar? Será que em vez de duas visitas semanais ao condomínio fará somente uma? Ou será que ele vai cobrar menos porque compensará o ganho menor de outra forma? São questões relevantes nesse processo”, finaliza Werther
Matéria publicada na edição 299 abr/24 da Revista Direcional Condomínios
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