O Decreto nº 8.373/2014, que instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial, na prática trouxe a unificação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias que serão prestadas ao Governo Federal, padronizando assim o sistema de transmissão, validação, armazenamento e distribuição.
O Decreto nº 8.373/2014, que instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial, na prática trouxe a unificação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias que serão prestadas ao Governo Federal, padronizando assim o sistema de transmissão, validação, armazenamento e distribuição.
Essa plataforma consolida todas as interfaces das relações trabalhistas como a Caixa Econômica Federal, Secretaria da Receita Federal, Previdência Social/INSS e o Ministério do Trabalho. E, embora as informações sejam cruzadas, cada órgão irá analisar os dados de sua competência.
Esse sistema de consolidação representa um grande avanço na área trabalhista, onde as empresas de modo geral deixarão de entregar individualmente diversas obrigações, como RAIS, DIRF, CAT, CAGED, GFIP, entre outros. Porém, essa alteração radical traz um grande desafio à mudança de cultura nas administradoras, que tiveram que revisar todos seus processos para se adequarem à nova realidade. Também altera a cultura dos condomínios, que tiveram que abandonar o famoso e pejorativo “jeitinho brasileiro” de administrar seu pessoal.
A categoria de condomínios faz parte do 3º Grupo de implantação do eSocial, com ações que foram iniciadas em janeiro de 2019 e com término antes previsto para julho de 2020; o Governo acaba de prorrogar esses prazos até 2021, quando todas as etapas deverão estar totalmente concluídas.
Os condomínios, de um modo geral, tiveram obrigatoriamente que recorrer às suas administradoras para adequá-los à nova realidade do eSocial. Devido à complexidade do assunto, houve a necessidade do envolvimento dos síndicos e treinamento para gerentes prediais, zeladores, “BackOffice” das administradoras, departamento jurídico, além, é claro, da interface com fornecedores de softwares, certificadoras, empresas responsáveis pela medicina do trabalho, entre outras, principalmente pelas elevadas multas previstas pela falta ou inconsistência de informações.
Importante ressaltar que o eSocial não altera nada do que está previsto na Lei, pois trata-se apenas de um sistema inteligente que facilmente irá identificar qualquer irregularidade de informações dos empregados prestadas pelas empresas.
Em janeiro de 2020 se inicia a 3ª fase da implantação para os condomínios. Nessa etapa, serão informados dados das folhas de pagamento, onde serão coletados dados de salários, horas extras, entre outras verbas salariais dos empregados. Diante desse prazo, os condomínios devem se adequar e regularizar suas folhas de pagamento o quanto antes para o envio de informações na plataforma do eSocial. A situação foi muito debatida em reuniões e assembleias de condomínio, principalmente quando falamos de horas extras e folgas trabalhadas, que devem obedecer rigorosamente aos parâmetros permitidos em lei.
Multas
Um dos maiores desafios dos condomínios e administradoras é o respaldo documental quanto às orientações fornecidas sobre as irregularidades apontadas e não sanadas e que podem acarretar multas quando forem enviadas ao eSocial, já que o Governo tem o prazo de até 5 anos para identificar a irregularidade e aplicar a multa. Assim, é fundamental que a legislação trabalhista seja rigorosamente cumprida e que haja uma sintonia fina entre os síndicos, a administradora e o condomínio quanto às informações sobre a rotina dos empregados.
Apesar da nova realidade do e-Social e as suas complexidades no processo de implantação, o eSocial traz grande avanço no mundo do trabalho, pois esse é um sistema que obrigatoriamente mudará a forma com que os condomínios e as empresas lidam com suas obrigações de natureza tributária, trabalhista, fiscal e previdenciária, e quando totalmente implementado, haverá maior segurança jurídica.
Para o empregado, a grande vantagem é a maior transparência em relação às informações sobre o seu contrato de trabalho, pois o próprio trabalhador terá acesso às informações inseridas no eSocial pelas empresas, reduzindo inclusive os riscos de ações trabalhistas e as indenizações.
(Colaborou com este artigo Fábio Mota, coordenador de RH da Habitacional)
Matéria complementar da edição – 247 – julho/2019 da Revista Direcional Condomínios
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