Organização de documentos condominiais: Da guarda e atenção aos prazos

Escrito por 

A nova demanda que tem recaído sobre os condomínios – a obrigatoriedade da certificação digital – dá uma boa mostra da importância da guarda e dos cuidados com a documentação. Entre os requisitos indispensáveis para a emissão dos certificados digitais e-CNPJ, por exemplo, estão a Convenção do Condomínio registrada em Cartório de Imóveis (para aquelas com datas posteriores à entrada em vigor do Novo Código Civil, em janeiro de 2003) ou certidão da matrícula-mãe do imóvel, anterior ao seu desdobramento em unidades (no caso de condomínios constituídos antes de 2003). Já a ata registrada de eleição do síndico é obrigatória nos dois casos, entre muitos outros documentos.

A gestão de documentos é assunto sério para os condomínios, atesta o síndico Wagner Pradella, do Edifício George Bizet, do bairro da Aclimação, em São Paulo. Além da necessidade de cumprir os prazos legais de retenção das guias, registros de empregados, certificados, laudos, relatórios, comprovantes de pagamentos, contratos, atestados, apólices etc., Pradella chama atenção para a importância de se guardar notas também para evitar “futuras cobranças indevidas”. “Elas retêm a comprovação do que já foi pago, é a memória da idoneidade do síndico”, afirma.

Seu cuidado é tanto, que mesmo em caso de papéis ou impressos passíveis de serem descartados em menor tempo, Wagner Pradella os retém por pelo menos dez anos. Em seu condomínio, há um espaço próprio para o arquivamento do material. Wagner prefere manter grande parte da documentação no edifício, como as pastas de despesas organizadas pela administradora, contendo os originais dos impressos fiscais, trabalhistas, tributários e financeiros, além dos demonstrativos de pagamentos, receitas, aplicações e reservas. “Eles devem ser guardados em arquivos em aço com chaves, em lugar restrito à entrada de pessoas não autorizadas”, recomenda o síndico, que libera a consulta aos demais moradores somente depois de pedido formal e acompanhada por um representante do prédio ou administradora.

Conforme levantamento realizado pela Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), o prazo mínimo de guarda de documentos varia de três a 30 anos, mas há aqueles em que deve ser por prazo indeterminado, como a Convenção e suas respectivas alterações. Omar Anauate, diretor de condomínio da entidade, diz que alguns comprovantes ou impressos podem ser digitalizados, especialmente aqueles relativos ao controle interno do orçamento e cadastro. Mas quanto aos documentos que costumam ser solicitados com frequência pelos órgãos públicos em vistorias e durante pendências judiciais, Anauate recomenda os procedimentos tradicionais de guarda, pois “ainda não há entendimento sobre o que pode ser digitalizado”. O diretor defende que a parte principal fique sob responsabilidade das administradoras e que os condomínios controlem pastas orçamentárias, mas com cuidado e formalização da sua consulta pelos moradores.

Matéria publicada na Edição 162 - out/11 da Revista Direcional Condomínios.