Como escolher uma portaria remota

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Migrar de portaria física para virtual pede parcimônia na escolha da empresa mais bem qualificada para essa função. O processo pode ser por meio de indicações, visitas a eventos do setor de segurança eletrônica e, também, pela internet – em sites de associações ou de publicações dirigidas à proteção patrimonial e à gerência condominial.

Pedro Nagahama optou por buscar empresas chanceladas com um selo de qualidade. Dessa maneira conheceu a Abese. Prospectou onze portarias remotas e na segunda etapa reduziu para quatro. No entanto, aconselha prospectar no mínimo três concorrentes e no máximo cinco, isso já na fase inicial. “Um número muito grande de empresas pode ocasionar demora no processo de elaboração de propostas”, afirma o síndico.

Uma dica extra para agilizar essa fase é definir junto aos conselheiros quais são as necessidades do condomínio e, assim, transmitir uma informação apurada e concisa às empresas para que estas possam desenvolver propostas objetivas. “Evita confusão e perda de tempo”, explica.

Rosana Nicchio também pré-selecionou cinco empresas do segmento antes da implantação da portaria virtual onde reside. Depois foi com dois conselheiros visitar a primeira ranqueada e condomínios atendidos por ela. “É necessário conhecer clientes e o histórico da empresa”, orienta.

Na passagem pelo QG da candidata, Rosana quis verificar, inclusive, como era a própria segurança do local, afinal, dali seria feita a vigilância de seu condomínio. Na ida aos clientes, a síndica teve sua experiência de usuária da portaria, acessando-a para ser recebida pelas síndicas, e observou o cuidado com as instalações de equipamentos.

Segundo ela, uma empresa do setor não pode ser embrionária, precisa ter alguma vivência em segurança. E tem de apresentar retaguarda sólida para questões essenciais como redundância em internet e eletricidade, observando a existência de gerador, o que diminui a chance de oscilações e de interrupções no serviço.

Um aspecto interessante levantado por Rosana é que a base de operações tenha um segundo endereço físico com back-up de todo sistema operacional. “Pode acontecer alguma emergência”, justifica.

A síndica colega Rosana pondera que mesmo com uma boa seleção, nenhuma portaria está livre de contratempos. É válido, portanto, questionar como as empresas prospectadas agiriam em certas situações, saber quais são os seus parceiros de serviço ou se dentro do grupo existem profissionais treinados para executar reparos e instalações que requeiram conhecimentos, como o de serralheria, por exemplo.

“Se ocorrer um problema na parte técnica ou no motor do portão, o pessoal da portaria vem e resolve, seja qual for o dia. Mas e se quebrar um cabo de aço numa sexta-feira à noite?”, indaga Rosana. E completa: “Esse caso pede um serralheiro para resolver, então a contratada precisa ter um à sua disposição, 24 horas por dia. Do contrário, corre-se o risco de o prestador só vir na primeira hora da segunda-feira”.

(Por Luiza Oliva/Com reportagem de Isabel Ribeiro)


Matéria publicada na edição - 274 - jan/2022 da Revista Direcional Condomínios

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