Novos recursos de gestão e controle: auditoria e compliance

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Transparência da gestão: Auditoria é ferramenta que complementa a prestação de contas.

Saiba a diferença entre os modelos de auditoria e compliance

Já é de conhecimento o artigo 1.348 do Código Civil Brasileiro que dentre as atribuições do síndico, compete: “VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;” e é justamente cumprindo a legislação, neste quesito de prestação de contas que entram os controles internos (compliance) e externo (auditoria), ferramentas de gestão que trazem segurança aos condomínios. Mas, é importante entender o conceito de cada uma.

O que é compliance em condomínios? Quais os modelos de auditoria? Quais as diferenças? Em que momento contratar? O perito em auditoria condominial, João Vieira Filho, 67, Contador, Administrador de Empresas, graduado em Direito e pós graduado em Inteligência Estratégica, trabalha há 6 anos com processo de auditoria condominial e esclarece as diferenças de cada modelo disponível no mercado.

“Já auditei mais de 100 condomínios, o processo se atualiza e aperfeiçoa a cada ano, mas há diferenças entre os modelos existentes. O compliance é um controle interno dos processos, já a auditoria é criteriosa, é uma avaliação externa que certifica que as contas e as obrigações legais do condomínio estão regulares, em consonância com a legislação federal, estadual e municipal, bem como o cumprimento das decisões assembleares”, explica João.

A auditoria tem uma natureza multidisciplinar, é uma ferramenta que passa por todos os setores: financeiro (conferência da receita x despesa), todos os procedimentos envolvidos, verifica se está respeitando a previsão orçamentária, a conciliação bancária, se de fato a emissão dos boletos entrou na conta corrente, avalia a natureza das despesas, se está amparada, os contratos do condomínio, as notas fiscais recebidas e os recolhimentos legais, a folha de pagamento dos funcionários (orgânicos e terceirizados), análise previdenciária e trabalhista, dentre outros.

E para entender com detalhes essas diferenças, conheça os modelos de auditoria disponíveis, que são: investigativa, de gestão e preventiva (mensal), além do conceito do compliance.

Compliance: É um controle interno de gestão, um conjunto de políticas que validam se o condomínio está em conformidade com as normas internas, que no caso, são deliberações das assembleias. Normalmente é estabelecido um manual com as diretrizes dos fluxos e processos de trabalho, por exemplo, alçadas financeiras, como fazer aquisições, cotações de compras.

Auditoria de gestão: Audita o período anterior que será apresentado na AGO – Assembleia Geral Ordinária, normalmente contratada pelo síndico que quer certificar as contas, passar segurança que o seu trabalho foi cumprido corretamente.

Auditoria mensal: Também conhecida como preventiva, é um zelo muito positivo da gestão que busca identificar o problema agora, analisar com critérios e vai corrigindo os processos, mitigando os erros. Essa auditoria é realizada assim que a pasta de prestação de contas do mês é fechada.

Auditoria investigativa: Vai auditar as contas do passado, avaliar a gestão anterior para identificar se houveram erros, fraudes, despesas sem aprovação da assembleia, etc. Sempre apontará para prejuízos financeiros, sendo que em alguns casos, se constatado o desvio de dinheiro e apropriação indébita, resultará em processo judicial, que implicará o síndico.

Se, por um lado, auditorias de gestão preventiva regularizam processos de trabalho, corrigindo e evitando erros e trazendo transparência ao síndico, por outro lado, a auditoria investigativa gera incômodo, pois ela expõe os problemas da má gestão. “Na investigativa normalmente identificamos aquisições sem nota fiscal, caracterizando sonegação de impostos, que é crime. Verificamos riscos e danos ao condomínio e até a contratação da mão de obra de prestação de serviços sem a documentação formal necessária. Se o funcionário sofrer um acidente do trabalho, o condomínio terá um problema grave,” avalia Vieira.

Ética acima de tudo

A auditoria tem sua essência profissional, e para cumprir com eficiência o seu papel, precisa ser contratada de forma independente, sem qualquer vínculo ou interesse com as partes envolvidas. O ideal é que o condomínio faça uma comissão de moradores para a escolha do auditor, que precisa ter autonomia e isenção.

A auditoria não zera riscos, mas os diminuem, deixando uma gestão tranquila. O profissional precisa ter experiência com as contas de condomínios, conhecer muito bem os processos de gestão, estar antenado às mudanças de mercado, de legislação, se atualizar constantemente para avaliar a pasta de prestação de contas e os subsistemas de forma eficiente. “Independentemente de tudo, nunca será 100%. O processo de auditoria vai criar filtros para os próximos períodos. No final, todas essas ferramentas se integram, uma auxilia a outra”, aponta Vieira.

A auditoria condominial não pode ser confundida com auditoria contábil. João defende que para ser auditor de condomínio, precisa entender dos processos internos exclusivos do segmento condominial. “Segundo o Conselho Federal de Contabilidade, condomínio não possui contabilidade. Dessa forma não existem normas contábeis específicas para condomínios. Logo, se não tem norma contábil, também não existe auditoria contábil neste segmento”, alerta.

Agora que você já conhece a diferença de cada modelo de auditoria e o conceito de compliance, adote boas práticas em sua gestão. Síndico auditado transmite segurança e valoriza o seu trabalho.


Matéria publicada na edição - 274 - jan/2022 da Revista Direcional Condomínios

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