Guarda de documentos, é possível mantê-la só no digital?

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Uma das primeiras providências tomadas pelo síndico orgânico Rodrigo Martins quando assumiu, em 2015, a gestão do Condomínio Iraúna, prédio projetado no final dos anos 60 pelo arquiteto João Kon, no bairro de Santa Cecília, em São Paulo, foi reorganizar toda a documentação disponível (das áreas administrativa, fiscal, de engenharia, obras etc.).

Síndico

O síndico Rodrigo Martins (foto) e planta arquitetônica do projeto original do Condomínio Iraúna, resgatada do acervo do arquiteto João Kon

Mas a totalidade das plantas e projetos originais do prédio ele conseguiu apenas em 2019, quando pôde chegar ao acervo pessoal do arquiteto, hoje com 88 anos. Foi o filho Nelson Kon quem lhe deu acesso aos documentos para que fossem digitalizados, incluindo as partes arquitetônica, estrutural, elétrica e hidráulica.

“Recebi um mapeamento de todos esses arquivos, o que me possibilita encontrar o que precisarmos para as obras no prédio ou unidades”, diz. “Sentia falta das plantas originais quando uma unidade ou o condomínio ia começar uma obra. Eu não achava a planta correspondente ao contratar um projeto de recuperação ou modernização. Chegamos a desenvolver um Manual de Gestão de Reformas nas Unidades para apoio aos profissionais de arquitetura e engenharia, agora ele foi atualizado com esses 250 arquivos digitais obtidos, com isso, tornou possível fornecer-lhes a planta original necessária.”

Se esse acervo é somente digital, todo o restante da documentação administrativa e operacional é mantido no papel, com backup no computador e em nuvem. Segundo Rodrigo, há espaço físico que possibilita ter a guarda física, separada em pastas de cores diferenciadas por setor (financeiro, de recursos humanos, de comunicação interna, de obras e engenharia, de reformas nas unidades, de notas fiscais etc.), e por períodos de obrigatoriedade legal. As 58 unidades também dispõem de pastas próprias. O síndico acredita que a organização física desses materiais facilita a consulta e a leitura, notadamente dos volumes das prestações de contas mensais. “Elas passam por mim e mais quatro conselheiros, imagina analisar uma pasta de 200 páginas por mês no computador? Nesse caso, a consulta no impresso é muito mais rápida”, afirma.

Orientação

Na verdade, não existe impedimento legal para o arquivamento apenas digital dos documentos do condomínio, no entanto, os síndicos sentem mais praticidade na sua guarda física. Para Omar Anauate, diretor de condomínios da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), o ideal é garantir ambos os acervos. “É recomendável digitalizar os documentos que são permanentes e necessários em qualquer período, mas não precisa descartar o comprovante físico. Dispor deste representa uma segurança de que nunca será perdido nem ficará inacessível por qualquer motivo. O importante é ter critério com base na legislação para guardar o que realmente é necessário e tem perspectiva de uso”, completa.

Inúmeros documentos ou comprovantes possuem diferentes prazos obrigatórios de guarda, por exemplo, os prontuários dos funcionários devem ser permanentes, assim como a Convenção do condomínio. Já a GFIP (Previdência) precisa ficar arquivada por 35 anos. Os recibos de pagamentos da folha têm prazo obrigatório de guarda de dez anos. Uma sugestão dada por Omar Anauate é que se mantenha pelo menos os últimos dez anos de toda documentação em arquivo físico também.


Matéria publicada na edição - 267 - mai/2021 da Revista Direcional Condomínios

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