Compliance no condomínio: O que cabe aos síndicos e às administradoras?

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Atender aos compromissos financeiros e normativos, dar transparência aos atos da gestão e assegurar a lisura dos processos são algumas das posturas esperadas de síndicos e administradoras. Elas têm sido abrigadas sob o guarda-chuva do compliance, mas, afinal, como fazer esse controle nos condomínios?

Síndico

Síndico Nilton Savieto: Normas se inspiram no compliance para garantir lisura nas concorrências

Egresso do mundo corporativo, o síndico profissional Nilton Savieto lembra que teve contato com o conceito do compliance pela primeira vez no final dos anos 60, quando foi admitido na IBM. “Assinei um termo de compliance na época, contendo normas rígidas de como atuar com os clientes/fornecedores. Isso está há 50 anos nas empresas americanas e, entre os condomínios em São Paulo, começou a ser falado há cinco anos”, compara. Nilton atua há quase três décadas na sindicatura e observa que o compliance pode orientar na adoção de critérios que garantam a lisura e a transparência nas relações entre as administradoras, fornecedores, síndicos e sua equipe.

O termo deriva do verbo inglês “to comply”, que, grosso modo, remete a estar em conformidade, seja a partir de processos de certificação nas empresas ou de leis antissuborno para o setor público. No Brasil, vigora desde 2013 a Lei Federal 12.846 (Lei Anticorrupção), “cujos enfoques principais são a responsabilidade administrativa e o programa de integridade (compliance)”, observa a Profa. Rosely Schwartz.

Nos condomínios, a parte que mais se beneficia pelas normas baseadas no compliance é a das licitações, aponta Nilton. “Essas regras trazem uma grande vantagem para os moradores e o síndico, qual seja, a segurança de que o gestor estará sempre em busca da melhor solução para o prédio.” Ele acredita que critérios rígidos de compras e/ou contratação de serviços e obras afastam do condomínio o risco de um gestor eventualmente aceitar a chamada “reserva técnica”, subterfúgio de propina. “Se alguém chega com isso, encerro a conversa na hora. Mas há pelo menos dois anos não recebo mais esse tipo de ligação”, diz.

Para evitar riscos e desconfianças do corpo diretivo e moradores, Nilton Savieto descreve a seguir o processo adotado nas licitações dos condomínios que administra:

1º - “Vetamos qualquer tipo de vantagem pessoal na negociação, seja ela conduzida pela administradora ou o condomínio. Síndico, gerentes e funcionários assinam um termo de comprometimento com normas éticas;

2º - Não existe almoço de graça, assim, ninguém pode receber brindes que custem mais que R$ 50,00 ou o valor estabelecido pela empresa. Mas eu não aceito nenhum tipo de brinde ou almoço de fornecedores. Uma vez recebi uma cesta de final de ano, sem remetente, minha primeira atitude foi avisar os conselheiros e sugerir a distribuição dos itens aos funcionários. Mas o próprio conselho havia me mandado, acho que foi um teste;

3º - Se o fornecedor puder dar alguma vantagem, ela deverá ser revertida para o condomínio;

4º - As propostas de valores são recebidas pela administradora em envelopes lacrados e sua abertura é feita simultaneamente em reunião previamente agendada e divulgada ao condomínio. Todos podem participar;

5º - A avaliação das propostas é feita com base em uma planilha que desenvolvemos, observamos se atendem a esse escopo, a partir daí o síndico e o corpo diretivo escolhem as melhores, pedem esclarecimentos necessários e selecionam três para deliberação da assembleia;

6º - Em contratos de valores baixos, como na compra de insumos, para não termos que a cada mês fazer cotação com três empresas, estabelecemos um contrato anual para fornecimento do produto sob os mesmos valores.”

“As pessoas podem até testar o síndico, mas se ele tiver coerência e transparência nas suas ações, estarão seguras de que ele tem o menor custo para o prédio”, conclui Nilton Savieto.

Vícios ou desvios que o compliance pode coibir

A síndica profissional Helena Couto revela que está implantado processos de compliance na gestão do condomínio onde mora, um prédio de 144 unidades localizado no Jardim Paulista, em São Paulo. Segundo ela, “o compliance representa padronizar as funções e atividades no condomínio, possibilitando a transparência das ações do síndico e de sua equipe, além da solução de continuidade às próximas gestões, que terão um histórico e um norte a seguir.” “O programa define ainda metodologias de trabalho que facilitam o acompanhamento daquilo que o síndico delega”.

Os auditores Carlos Prado e Flávio Almeida destacam que, no âmbito do condomínio, o compliance leva à implantação de normas e à revisão de procedimentos internos, que cessam vícios comuns à administração condominial, tais como:

- A contratação em valores elevados de fornecedores sem o prévio conhecimento do conselho e demais condôminos;

- Reajustes de contratos de prestação de serviços fora da data de aniversário e com base em índices pouco indicados pelo mercado;

- Falta de controles que impossibilitam ao gestor e condôminos conferir a emissão da nota fiscal correspondente a cada despesa, bem como observar a duplicidade de pagamentos e/ou contratos (não raro, é possível encontrar condomínios com mais de um contrato de treinamento de brigada de incêndio ou de primeiros socorros, por exemplo);

- A contratação de pessoas ou empresas das relações pessoais do síndico ou conselheiros, onde pode haver concessões em detrimento do condomínio;

- Falta de limites de valores para aquisição de equipamentos, insumos ou serviços relacionados à operação diária do prédio;

- Excesso de lançamento de horas extras na folha dos funcionários;

- Uso indiscriminado da rubrica “gasto extraordinário”. “O dispêndio com a emergência pode acontecer, mas não faz sentido que represente boa parte do orçamento do mês. Qualquer gasto acima de 20% desse valor deve ocorrer, no mínimo, sob a autorização do conselho.”

Compliance é organizar a gestão do dinheiro e do condomínio, incluindo a conduta do síndico, do conselho e dos moradores, o que gera um grande retorno a todos”, concluem.


Matéria publicada na edição - 266 - abri/2021 da Revista Direcional Condomínios

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