Auditoria & Revisão de contratos: Em defesa dos interesses do condomínio

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A imagem da auditoria no senso comum aparece ainda muito colada à “caça a fraudes”. Mas nas empresas e em alguns condomínios ela se tornou uma prática estratégica, pois ajuda a identificar falhas e a melhorar processos contábeis e contratos.

Síndico Wolfram Werther

Síndico Wolfram Werther: “Precisamos desmistificar a auditoria, ela é sobretudo uma segurança para o síndico e o conselho”

Conforme os condomínios têm implantado uma gestão estratégica de seus recursos e patrimônio, as auditorias, principalmente as preventivas, ganham espaço como aliadas dos síndicos, dos conselheiros e da transparência. No Condomínio Cristall Parque da Aclimação, na zona Centro-Sul de São Paulo, a auditoria é feita mensalmente há três anos sobre as pastas de prestação de contas organizadas pela administradora, antes do fechamento e envio ao corpo diretivo.

“O objetivo de contratar a auditoria foi não somente para auxiliar na parte tributária, mas para orientar processos e procedimentos mais adequados. Por exemplo, nas compras emergenciais de baixo custo antes o gerente vinha com recibo, que não vale nada, mas este entrava na contabilidade. Com base na auditoria, reorientamos o procedimento, agora o gerente precisa trazer o ticket do caixa com todas as informações necessárias, como os impostos pagos em relação ao produto adquirido”, ilustra o síndico Wolfram Werther.

Graduado em administração de empresas, Werther trabalhou por 20 anos em empresas multinacionais e hoje procurar aplicar processos de gestão empresarial nos condomínios, incluindo contratação de auditorias. Além de síndico orgânico no Cristall, ele dá consultoria a outros empreendimentos.

“Precisamos tentar desmistificar a auditoria, que não significa acender uma luz vermelha e sugerir que alguém está roubando. Ela é sobretudo uma segurança para o síndico e o conselho. Quando você diz na assembleia que as contas foram auditadas mensalmente isso dá uma segurança para todos os envolvidos. Hoje em dia, ao deixar de se recolher algo, as consequências podem ser graves e, com o eSocial, isso ficou mais sério. A auditoria quase zera os riscos, torna a administração mais transparente. É um custo que se paga em função de todos esses benefícios”, pontua o síndico.

Melhorando processos

Segundo Werther, no Cristall Parque Aclimação “a administradora manda eletronicamente a pasta de prestação de contas do mês para a auditoria”. “Esta faz um pente fino, analisa cada item e aponta eventuais falhas em documentos ou informações. Esses apontamentos voltam para a administradora se posicionar e/ou corrigi-los. Eles também são informados ao síndico e deste para o conselho. A aprovação da pasta é feita com tudo redondo, corrigido.”

Werther destaca que a contratação da auditoria preventiva, “de comum acordo com conselho”, “ajudou ainda a repensar processos e contratos antigos do condomínio, alguns com cinco anos”. “A auditoria sugeriu melhorar procedimentos, rever valores, compatibilizar ou enxugar. Por exemplo, nas telecomunicações tínhamos quatro ou cinco fornecedores, conseguimos, por sugestão da auditoria, concentrar todos os serviços em um só, diminuindo e otimizando os custos.” A auditoria confrontou ainda o Regulamento Interno com a Convenção e apontou algumas incompatibilidades, acrescenta.

Werther recomenda que a auditoria seja “independente e separada”. E, além de atuar preventivamente sobre o conjunto das pastas, um dos focos desta ferramenta é “observar se as retenções de tributos e impostos são feitas e lançadas corretamente, isso não só por parte da administradora como pelos prestadores de serviços, porque às vezes eles emitem uma NF de forma equivocada”. “A NF nada garante 100%, precisa ver se lançou o imposto na alíquota correta, isso a administradora não sabe, muito menos o síndico.”

Para os síndicos que estão assumindo a gestão em novo condomínio, Werther recomenda a “auditoria nem que seja pontual, de um a dois meses”. “Não é caça às bruxas, mas observar procedimento indevido, falhas em documentos de prestadores de serviços etc. A legislação é complexa, muda e a auditoria tem a expertise de ir a fundo, confrontar dados, checar as informações. A administradora fica mais no operacional”, argumenta.

Outra possibilidade é contratar auditorias pontuais, periódicas, “pegando dois a três meses seguidos, quase um projeto piloto; se tiver poucas falhas, o síndico corrige; se houver muitas, pode tornar a auditoria mensal”. “Na era do compliance, devemos ter ferramentas de administrar de forma mais completa e transparente os recursos dos outros”, arremata Werther. Por fim, o síndico aponta que existem ainda situações de “falhas, erros processuais e até má fé, como superfaturamento”, que justificam a contratação de auditoria pelos condomínios.

O síndico profissional Celso Lima, que administra, entre outros, o Innova Blue, grande condomínio residencial de Osasco, na Região Metropolitana de São Paulo, também recorre à auditoria preventiva, especialmente “para a parte tributária, que é o nosso maior desafio, porque ela muda o tempo todo”. Mas, em seu caso, a auditoria é feita ao final de cada exercício anual.

Contratos: atualização e padronização

Quando o síndico começa a trabalhar em um condomínio, deve promover “a revisão de todos os contratos, nem que seja para confirmar que está tudo certo”, defende Wolfram Werther. É inevitável, no entanto, atualizar o escopo de trabalho, “pois isso muda ao longo do tempo, se agregam serviços”, diz. “Por exemplo, às vezes se coloca a piscina na manutenção de bombas, na prática o condomínio e o prestador de serviços fazem esse acordo sem alterar o contrato, fica uma lacuna.” Os contratos devem ser ajustados também em termos de valores (acréscimo ou decréscimo), impostos (“que mudam bastante”), por alteração da razão social da empresa etc.

Para o síndico e consultor Fabio Schmitt, as renegociações devem buscar “sempre um upgrade para o condomínio”. Já o auditor Hélio Souza explica como a auditoria auxilia o processo: “Identificamos, por exemplo, casos de cláusulas leoninas de rescisão, com multas de até seis meses do contrato mensal, quando o normal seria de 30 dias. Geralmente os contratos apresentam algum vício. A prática indicada é o condomínio oferecer um modelo padrão para os fornecedores, que dirão se poderão atendê-lo ou não”.


Matéria publicada na edição - 247 - julho/2019 da Revista Direcional Condomínios

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