O síndico e o planejamento de contas na medida certa

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O condomínio é como uma empresa, precisa planejar de acordo com as necessidades das áreas comuns e de manutenção, que mudam conforme a idade do prédio. Por isso, “é um erro” fazer uma previsão orçamentária baseada apenas na do exercício anterior, acrescida da inflação, analisa a síndica profissional Kelly Remonti, administradora de empresas especializada em finanças e controladoria.

síndica profissional Kelly Remonti

“O segredo está na previsão orçamentária”, diz a síndica Kelly Remonti

Na verdade, a projeção tem que vir de uma revisão das áreas operacionais, observando-se as manutenções obrigatórias; das despesas da folha de pagamentos ou contrato de terceirização; do feedback do zelador e da administradora; e de uma pesquisa que levante os anseios dos moradores, de como ele avalia os serviços do condomínio.

Segundo Kelly, essas quatro bases juntas darão, juntamente com o olhar do próprio síndico, suporte para que o corpo diretivo comece o trabalho de levantamento de quanto o condomínio precisará para o seu exercício anual, incluindo investimentos em modernização ou recuperação. Fazem parte do processo: (A) Identificar as necessidades; (B) Organizar as informações, e; (C) Estabelecer as prioridades. A partir disso são desenvolvidos os planejamentos financeiro e operacional, diz.

Nos condomínios que administra, como o Residencial Top Village, em Alphaville, Kelly organiza a planilha da previsão orçamentária dividindo-a por sistemas e também prioridades (conforme o grau de urgência): Elétrica, hidráulica, sistema de prevenção e combate a incêndio, elevadores, portões etc. E dentro de cada um deles estão elencados todos os serviços necessários, assim como aquisição de peças e materiais, com a estimativa de custo de cada um deles.

Por exemplo, na rubrica “reforma da portaria” precisam constar os gastos com projeto, alvenaria, elétrica, itens de acabamento, aparelho de ar condicionado, mobiliário ergonômico, equipamentos etc.

Claro que a prestação de contas do ano anterior tem que ser analisada “criticamente”, ensina a gestora. “É preciso observar se não há gastos maiores por falta de controle naqueles itens que são obrigatórios (como a limpeza periódica da caixa d’água) e podem ser previstos com antecedência.”

Rateio justo – Quanto a se buscar um rateio justo, na medida das demandas do prédio, Kelly lembra que valores altos podem ser indicativos de má gestão, sinalizando “falta de controle dos gastos diários e de manutenção, pois a ausência desta ao longo do tempo exige intervenções reativas, tornando-as de 30% a 40% mais caras que as preventivas”. Porém, ela recomenda análise criteriosa de tudo o que compõe as despesas antes de se fazer qualquer julgamento, como o consumo de água e gás pelas unidades, que ajuda a encorpar a soma final da taxa.

Revisão de contratos – Kelly alerta também para que seus colegas tenham cuidado na hora de fazer a revisão dos contratos: “Devemos procurar entender antes a real necessidade do sistema e o suporte de qualidade a ser dado ao condomínio”. De outro modo, “não é porque mantemos contratos mensais ou anuais que vamos dar um ‘copia e cola’ para o exercício seguinte na hora de elaborarmos a previsão orçamentária”, ressalta.

Acompanhamento da execução orçamentária – Por fim, a síndica profissional destaca a importância de haver divulgação mensal dos investimentos do condomínio, através de informativos aos moradores. “A comunicação é algo básico na administração, está no meu DNA. Sempre comunico o andamento de uma obra, isso é essencial para a construção da relação de confiança entre o síndico, o corpo diretivo e o condômino”.

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Matéria publicada na edição - 242 - fevereiro/2019 da Revista Direcional Condomínios

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