Dinheiro em caixa para a gestão do condomínio em 2019

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Com controle dos custos, fim aos desperdícios, revisão de contratos e gestão da inadimplência, síndicos podem fazer o dinheiro “render mais” em benefício da valorização do prédio e de um rateio mais justo aos condôminos.

Sindica Cristiane Bittencourt Reis

Síndica Cristiane Bittencourt Reis: Reorganização financeira e administrativa do prédio possibilitou formar caixa para manutenções e melhorias

Neste começo de ano muitos condomínios se preparam para realizar a assembleia anual ordinária, em que buscarão a aprovação do exercício financeiro de 2018 e da previsão orçamentária de 2019. Em geral, no momento de se fazer todo esse balanço seguido do prognóstico, o gestor costuma se basear em uma pergunta-chave: O valor do rateio mensal cobrado dos condôminos tem sido suficiente para fazer frente às demandas de manutenção do prédio? É importante, porém, de outro modo, também revisar se a estrutura de custos não teria gorduras que poderiam ser cortadas, de forma que o dinheiro renda mais e o condômino não seja penalizado pela falta de controle e organização.

A síndica Cristiane Bittencourt Reis passou por esse segundo processo no Condomínio Ilha Guadeloupe, quando ajudou a promover uma ampla reorganização administrativa no residencial. Entre os desperdícios apurados, ela cita o cancelamento do contrato de locação de três filtros d’água (com a aquisição de equipamentos) e a identificação e eliminação de três pontos de vazamentos, que levavam a conta d’água do prédio a R$ 10 mil mensais, baixando este valor a R$ 4 mil depois dos reparos.

Com torre única e 32 unidades amplas, o Guadeloupe possui inúmeros equipamentos de lazer e foi entregue em 1992 na Vila Beatriz, em ponto valorizado da zona Oeste de São Paulo. Mas até 2013 apresentava déficit tanto nas finanças quanto na manutenção. Foi o ano em que se iniciou a mudança da postura administrativa, ao assumir o síndico morador e engenheiro Jayme Esper. “Estávamos com R$ 3 mil negativos, em conta pool, e depois de nos encontrarmos semanalmente para revisarmos todos os contratos e os readequarmos às necessidades do prédio, chegamos a R$ 120 mil em caixa em 2015”, compara Cristiane, então subsíndica.

Nesse período, o síndico faleceu e Cristiane concluiu seu mandato, sendo eleita posteriormente para o biênio 2017 a 2019. Formada em Comunicação Social, especializada em Administração de Empresas pela FGV e com MBA em Recursos Humanos pela USP (Universidade de São Paulo), ela fez ainda o curso de síndico profissional, mas atua como orgânica no Guadeloupe.

A seguir, a síndica expõe um resumo das medidas adotadas desde o começo da transição, partindo-se do princípio que os condôminos deveriam ser preservados, sem ter que cobrir o déficit herdado.

Fase 1 – Resgatando o Prédio

Quando a nova gestão assumiu, em 2013, identificou saldo negativo nas contas e “manutenção básica inexistente”. “Para se ter uma ideia, o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) não era renovado desde a entrega do condomínio. Essa foi uma etapa de conhecimento, em que solicitamos todos os contratos à administradora (de bombas, portões, elevadores etc.) e os reavaliamos. A maioria foi cancelada e trouxemos novos fornecedores. Organizamos o caixa para fazermos as mudanças necessárias.”

Além da atualização do AVCB, foram substituídas peças nos elevadores, construída uma pequena quadra e realizadas melhorias no playground, nos vestiários dos funcionários, nos halls etc. Com dinheiro em caixa e sete funcionários próprios, modelo do qual os moradores não abrem mão, o Guadeloupe promoveu mudanças também em sua equipe: Substituiu o zelador, providenciou uniformes e investiu em treinamentos.

“Antes de elevar a taxa de rateio, mesmo estando deficitários, preferimos manter o valor e trabalhar a parte administrativa do prédio, identificando desperdícios, contratos abusivos ou desnecessários e horas extras excessivas que existiam na época. Tudo foi analisado com muito cuidado para não penalizarmos os condôminos. Permanecemos 18 meses com o mesmo valor e depois só houve reajuste pela inflação.”

Fase 2 – Aprimorando os Ajustes (inadimplência)

Como a administradora anterior acumulara oito meses sem recolhimento do INSS dos funcionários (a dívida foi paga e a empresa trocada), “hoje, a cada seis meses, solicitamos as certidões negativas dos tributos”. Cristiane passou também a acompanhar mais de perto a inadimplência dos condôminos, diminuindo-a de quase 20% a cerca de 7% e destaca a importância do trabalho da administradora nesta parceria. A síndica introduziu ainda um Relatório Mensal de Conservação e Valorização, documento por meio do qual presta contas aos moradores.

Fase 3 – Benfeitorias

Outras benfeitorias foram realizadas (como a rampa de acessibilidade no prédio), algumas com rateio extra, mas atualmente o Guadeloupe possui reservas que possibilitam novos investimentos sem solicitar reforço de caixa aos condôminos, como a impermeabilização do tanque da piscina, obra em andamento.

“Sou muito cautelosa com as despesas. Tudo o que vai ser gasto é analisado metodicamente, fazemos cotação de mercado, avaliamos com o conselho e acompanhamos o padrão de taxa de condomínio da região para mantermos um valor justo e um prédio valorizado.” (Síndica Cristiane Bittencourt Reis)

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Por Claudio Caivano (Advogado certificado em Compliance Avançado pela Thonson Reuters)
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Matéria publicada na edição - 242 - fevereiro/2019 da Revista Direcional Condomínios

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