O síndico na gestão diária dos contratos de terceirização

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Um empreendimento misto implantado há cerca de seis anos na região do Portal do Morumbi, zona Sul de São Paulo, com torre de escritórios, um centro de compras e um condomínio-clube, além de uma área de proteção ambiental, é um claro exemplar de como a terceirização de serviços pode funcionar como ferramenta estratégica de gestão.

Síndica Jailma A. Brito

Síndica Jailma A. Brito: “O perfil do síndico molda o padrão e a qualidade de trabalho prestado pela empresa”

Sob administração geral da síndica Jailma A. Brito, o Condomínio Bonnaire Business (com 462 salas comerciais), o Bonnaire Mall (com 62 lojas) e o Bonnaire Residencial Verde Morumbi (com 400 unidades) são atendidos por uma equipe de cerca de 100 colaboradores de uma terceirizada.

Os cargos vão de recepção, mensageria, controladores de acesso, manutenção, bombeiro civil (para os comerciais) à segurança e limpeza. Cargos-chaves são desempenhados por profissionais próprios, como a gerência, a assistente e o chefe de manutenção do Business; e o gerente predial e o assistente do residencial. São postos de confiança da síndica, que irão aplicar sua filosofia de trabalho e expandi-la sobre os terceiros. “O perfil do síndico molda o padrão e a qualidade de trabalho prestado pela empresa. Desenhei os cargos e o perfil de cada um deles”, observa Jailma.

Na busca desta configuração, a síndica recomenda aos demais gestores que procurem “fazer a leitura da necessidade do condômino”. “É preciso se espelhar na demanda da maioria”, completa. De qualquer maneira, ela afirma que o funcionário terceirizado deverá apresentar uma postura padrão: “Ser receptivo, sorridente, sem, no entanto, ultrapassar a linha da formalidade”. “O morador gosta de interagir com o colaborador, fiquei um bom tempo observando essa dinâmica, com base nisto realizei um mapeamento funcional. Mas é preciso buscar um equilíbrio, não se pode sucumbir às extravagâncias.” Paralelamente, acrescenta, a própria empresa de terceirização, com sua “expertise na área”, deverá orientar quanto ao tamanho da equipe. No Bonnaire, a atual prestadora diminuiu o número de pessoas contratadas para o Business, em comparação com a anterior.

Nesse quesito, inclusive, a experiência deste empreendimento mostra os riscos que pairam sobre os condomínios que fazem má gestão dos contratos. “Com a prestadora que atendia a administração anterior, tive que assumir um passivo trabalhista de 100 funcionários, porque a empresa fechou”, revela Jailma. É inevitável, assim, que “os síndicos acompanhem mensalmente todos os pagamentos, junto com a administradora, e que conversem com os colaboradores, para saber se há algo errado”. “A gestão do contrato de terceirização precisa ser diária”, ensina Jailma.

O acompanhamento pari passu do contrato

síndico profissional Adriano Santos

O síndico profissional Adriano Santos: Orientações para acompanhar os contratos

O síndico profissional Adriano Santos, gestor em cinco condomínios, incluindo residenciais e comerciais, detalhou, para os leitores da Direcional Condomínios, como realizar esse acompanhamento pari passu do contrato de terceirização. Adriano é administrador graduado e atua há 16 anos na área condominial.

- Representante do condomínio

O residencial ou comercial deverá ter um gestor do contrato de terceirização, independente do prestador, “para garantir sua autonomia e cobrar procedimentos”. O representante poderá ser o síndico, gerente predial ou zelador. A tarefa desse gestor será a de acompanhar o cumprimento dos horários, ausências e cobertura dos postos, adequação do uniforme, uso dos Equipamentos de Proteção Individual (EPI), posturas e procedimentos.

Em caso de falhas, o representante do condomínio deverá comunicá-las ao supervisor da equipe terceirizada e ao síndico (quando for o caso), para que providências sejam tomadas. Em eventual situação de risco, como, por exemplo, a limpeza não autorizada de um vidro em altura, o representante terá que determinar a suspensão do trabalho no ato. “A limpeza de vidro em altura é trabalho especializado, que demanda qualificação e um contrato à parte”, orienta Adriano.

- Controle de acesso

O representante ou gestor do contrato deverá “ficar algum tempo no posto para verificar se o funcionário está realizando o procedimento correto, como o cadastramento de visitantes e prestadores de serviços, e o recebimento de correspondências, entre outros”. “A tendência é a de que o colaborador caia na acomodação e comece a liberar prestadores que já conhece sem cadastrar a entrada”, exemplifica. Já em um posto mais robusto, que inclua porteiro, controlador de acesso e o profissional da ronda, terá que se intensificar o acompanhamento da rotina de trabalho e verificar “se está sendo cumprido o que foi acordado em contrato”.

- Conservação e limpeza

Neste setor, é essencial ficar de olho no tripé procedimentos, treinamento e aplicação de produtos. “O ideal é que esses sejam fornecidos pelos prestadores”, diz. Já a Abralimp (Associação Brasileira do Mercado de Limpeza Profissional) costuma orientar o uso de soluções registradas na Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), “com concentrações adequadas, sem riscos aos usuários”. Adriano ressalta que os condomínios são corresponsáveis pelas condições de trabalho dos terceiros.

Há também necessidade de se acompanhar o uso de luvas apropriadas para cada tipo de tarefa, assim como dos panos de limpeza (que possuem cores distintas para diferentes superfícies a serem higienizadas). Nos condomínios que administra, o síndico fornece itens descartáveis de copa e banheiro, além dos sacos de lixo. Quanto ao treinamento, este deverá capacitar o terceirizado para o uso correto dos EPI, além do preparo (diluição, quando o caso) e aplicação dos produtos. Mas um único treinamento não basta, ressalta Adriano. “Precisamos cobrar a reciclagem, mesmo que haja pouca rotatividade no posto.”

- Ferramentas de controle

ferramenta administrativa SLA

Alguns gestores têm utilizado a ferramenta administrativa SLA (Service Level Agreement/ Acordo de Nível de Serviço), associando a liberação dos pagamentos mensais à terceirizada mediante o cumprimento do contrato. Por exemplo, quanto ao tempo de resposta dado para cobrir um posto. Adriano Santos afirma que o modelo “facilita a relação para ambos, faz com que a empresa tenha uma preocupação maior na qualidade do atendimento ao cliente”.

Fim às “reclamações” com a limpeza

No residencial Itaquera Prime, localizado na zona Leste de São Paulo, a subsíndica e administradora Márcia Paula de Oliveira é quem exerce o papel de representante do condomínio, principalmente sobre a parte contratual que envolve a terceirização da limpeza. Márcia possui 26 anos de experiência com serviços terceirizados e, desde 2015, exerce a função no edifício de 100 apartamentos, construído em 2014.

“Temos seis funcionários, quatro na portaria e dois na limpeza. Acompanho principalmente a limpeza e estabeleci junto do prestador o que o condomínio espera do setor. Eles oferecem os produtos, nós o cronograma e os locais do serviço. Com essa parceria, acabaram as reclamações e insatisfação dos condôminos”, afirma.

Ela diz que a tarefa é facilitada pelo fato de ter “a experiência do outro lado”. E para condomínios que queiram exercer o controle da qualidade mais de perto, a subsíndica orienta que procurem mapear suas necessidades. Por exemplo, nos dias de mudança, imediatamente após a conclusão do processo, “as áreas comuns e os elevadores devem ser obrigatória e imediatamente limpos”. “Isso deve estar acordado previamente com o supervisor, que deverá orientar a equipe”, reforça.

Para ajustar expectativas e necessidades, “o fundamental é fazer um acompanhamento diário mais intenso no primeiro mês, para que o colaborador sinta segurança em relação ao procedimento que está realizando”, destaca. O representante do condomínio e o supervisor da empresa, que já dispõe de know-how, deverão atuar em parceria.


Matéria publicada na edição - 235 - junho/2018 da Revista Direcional Condomínios

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