Assembleia: Convocação, legalidade e posturas

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A legitimidade e a produtividade de uma assembleia de condôminos dependem do cumprimento de regras previstas em lei e na convenção, assim como do comportamento daqueles a conduzem. Confira como proceder.

Irina Uzzun

Síndica Irina Uzzun: Cuidados especiais com prazo e edital de convocação

A síndica e advogada Irina Uzzun, do Condomínio Spotlight Perdizes, na zona Oeste de São Paulo, afirma que depois de oito anos exercendo a função, aprendeu “a ser mais cautelosa na convocação de assembleias”, especialmente quanto “ao prazo mínimo para a publicação do edital”. O intuito é “permitir que os condôminos se programem e possam estar presentes na assembleia, bem como verifiquem se o item de pauta está em conformidade com o que será tratado, analisando se estes devem ser deliberados em uma reunião ordinária ou extraordinária”.

A gestora destaca ainda a necessidade de haver clareza e objetividade na convocação, a qual deverá ocorrer com o maior prazo possível, dependendo do assunto a ser abordado. “Recomendo o prazo mínimo de dez dias, sendo que é importante verificar se todos os moradores receberam a convocação. Na assembleia de sorteio de vagas, encaminho o edital com vinte dias de antecedência, para que todos possam se programar.”

De acordo com Irina, além do regramento legal, existem estratégias que os síndicos precisam adotar para conferir legitimidade e eficiência a essas reuniões. Por exemplo, “quando existem inquilinos no apartamento, o proprietário deverá receber a convocação com antecedência, seja por carta registrada ou outro meio, além de fixarmos o edital nos quadros de aviso, elevadores etc., dando o máximo de publicidade”. “Em paralelo, é importante que o gestor esteja disponível para os condôminos e sempre reforce a importância do comparecimento de todos”, afirma.

PREPARANDO O AMBIENTE

Adriana Bandeira

Psicóloga Adriana Bandeira: Dicas para um ambiente de respeito, empatia e credibilidade

Mas o sucesso da reunião depende também do aspecto comportamental, pondera a psicóloga Adriana Bandeira, coaching especializada em desenvolvimento humano e gestão de crises. “O síndico é um representante que se torna uma referência para as pessoas que o nomeiam. Desenvolver habilidades para gerenciar comportamentos com o objetivo de atingir resultados torna-se um diferencial na gestão. A assembleia é um evento que exige estas habilidades, por ser um momento de opiniões e divergências de ideias, gerando muitas vezes conflitos, falta de objetividade e, consequentemente, ausência de quórum”, analisa.

Assim, para evitar desgastes e contratempos, “o primeiro passo para o gestor é ter consciência da responsabilidade e do papel que representa na assembleia e frente a seus liderados. A questão ética, de transparência, objetividade e conhecimento sobre os assuntos auxiliam na construção de uma imagem de confiança”, afirma. Também o “autocontrole e motivação são expressões necessárias para uma comunicação efetiva do síndico, que se manifestará nas falas, ações e atitudes. Pois isso estabelece uma relação persuasiva, sem julgamentos e de respeito”, completa a psicóloga.

Esse é o contexto que favorece a empatia, arremata Adriana Bandeira, lembrando que esta habilidade se desenvolve no “saber ouvir, interpretar e avaliar os recursos que favoreçam ambas as partes”, bem como ao se “manter objetivos e metas claras, o que propicia maior segurança nas decisões e posicionamentos, facilitando qualquer negociação”.

ASSEMBLEIA: GARANTINDO SUA LEGITIMIDADE

As assembleias ainda são motivo de dúvidas por parte de gestores e condôminos. Desta forma, o advogado João Paulo Rossi Paschoal (foto ao lado) desenvolveu um artigo exclusivo à Direcional Condomínios, do qual a revista faz uma síntese abaixo (a íntegra está publicada no site). João Paulo é especialista em Direito Civil e Imobiliário, mestre em Direito das Relações Sociais e foi assessor jurídico do Secovi-SP por quinze anos.

TIPOS DE ASSEMBLEIAS

Os tipos de assembleias estão previstos no Código Civil (Lei 10.406/2002), caso das gerais ordinárias (Art. 1.350) e extraordinárias (Art. 1.355). Já o Art. 1.357 prevê um tipo peculiar de reunião [especiais ou emergenciais], “quando a edificação for total ou consideravelmente destruída, ou ameace ruína”. E o Art. 1.334, Inciso III, diz que a Convenção de Condomínio determinará “a competência das assembleias, forma de sua convocação e quórum exigido para as deliberações”. A assembleia ordinária (para aprovação orçamentária, de contas e eleições do corpo diretivo) deverá ser realizada uma vez por ano.

CONVOCAÇÃO

A forma mais usual de convocação é a entrega do edital mediante protocolo, com pelo menos uma semana de antecedência. Importante salientar que “a assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião, nos termos do Art. 1.354 do Código Civil”.

QUEM PODE FAZER A CONVOCAÇÃO

O síndico deve convocar a assembleia, conforme o Art. 1.348, Inciso I, do Código Civil. O ato pode ser ainda delegado ao administrador de condomínio (incumbido de redigir, assinar e distribuir o edital). Mas nos condomínios onde existem muitas divergências, recomenda-se que o síndico faça a convocação. Também os condôminos, na proporção de ¼ por meio de abaixo-assinado, poderão fazer a convocação (Art. 1.350, § 1º, e 1.355, ambos do Código Civil). Porém, o abaixo-assinado deve ter “cabeçalho que, de modo sucinto, revele o propósito da iniciativa, bem como indique os nomes completos, um documento pessoal, assinatura e referência da unidade autônoma de cada condômino subscritor”.

PAUTA PRÉVIA

“O edital de convocação deve ser elaborado de modo muito cuidadoso, pois sua pauta delimita os assuntos que serão alvo de análise, debates e deliberações. Aqueles que estiverem ausentes da ordem do dia não poderão ser deliberados.”

ENCERRAMENTO

“A assembleia pode ser encerrada mesmo sem ter cumprido todos os itens da pauta de convocação. No caso, os assuntos remanescentes deverão ser deliberados na próxima assembleia que se realizar. Uma dica útil é não a sobrecarregar com assuntos diversos, tanto mais se forem complexos e polêmicos.”

ATA

A ata deve conter um resumo direto, claro e sintético dos trabalhos desenvolvidos e deliberações tomadas. Sua redação é de incumbência do secretário escolhido pelo presidente da assembleia. Feita a minuta da ata, a mesma será lida e conferida pelo presidente e deve ser aprovada pelos condôminos, seja como ato final da própria assembleia, ou como item inaugural da reunião subsequente.


Matéria publicada na edição - 234 - maio/2018 da Revista Direcional Condomínios

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