Prestação de contas do condomínio passada a limpo

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Despesas com funcionários, água, elevador e energia consomem boa parte da receita mensal de um condomínio. Assim, prestar contas, detalhando todos os gastos aos condôminos, é estratégia essencial a uma boa gestão financeira, de obras e serviços, e à relação de confiança com a coletividade.

A Profa. Rosely Schwartz costuma indicar aos síndicos e demais gestores de suas palestras e cursos que “a previsão orçamentária é o ponto chave da gestão de um condomínio”. A confecção desta peça serve como guia anual para a administração das receitas e despesas, para manutenções, operações e investimentos. Tudo deve estar lá: gastos com funcionários, água, elevador e energia, que chegam a absorver “84% das receitas”; melhorias pensadas para reduzir algumas dessas contas; insumos de uso diário; contratos de manutenção etc. Entretanto, é a prestação de contas, tanto na movimentação mensal (com as pastas e o respectivo balancete) quanto no término do período de doze meses, que vai sinalizar se tudo está saindo em conformidade com a peça orçamentária aprovada antes em assembleia.

“É preciso muita atenção para que se possa fazer a comparação entre o previsto [Previsão] e o realizado [Prestação]”, alerta a professora, administradora e contabilista. Rosely atua há quase vinte anos na área e coordena o Grupo de Excelência em Administração de Condomínios do CRA-SP (Conselho Regional de Administração de São Paulo). Segundo ela, “prestar contas é dar clareza do que o condomínio conseguiu ou não realizar”. Melhor quando isso é feito periodicamente de forma correta e transparente.

Por exemplo, a cada mês, um dos itens mais importantes para o controle das contas está na “conciliação real” entre o que informa o demonstrativo e o que apresentam os extratos bancários. Já no caso da prestação de contas anual, “é importante que todo esse relatório seja registrado em ata, para que as gestões futuras tenham um histórico do condomínio”.

A legislação não obriga o gestor a fazer uma apresentação mensal das contas, mas, de acordo com o advogado Cristiano De Souza Oliveira, este é um hábito que, positivamente, “pelos usos e costumes”, tornou-se praxe nos condomínios, muitas vezes previsto em Convenção e/ou Regimento Interno. Conforme o Art. 1.348, Incisos VI e VIII do Código Civil (Lei 10.406/2002), compete ao síndico “elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano e prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas”.

TRANSPARÊNCIA

Síndica desde 2011 do Condomínio Top Village, localizado em Alphaville, Região Metropolitana de São Paulo, a consultora financeira Kelly Remonti relaciona um escopo mínimo que deve estar contemplado na prestação de contas, tanto a mensal quanto a anual:

- Manutenções fixas mensais obrigatórias;

- Despesas com a folha de pagamentos dos funcionários;

- Gastos com serviços públicos;

- Gastos com contratos firmados,

- Aquisições de equipamentos e acessórios;

- Previsão de pequenas obras de manutenção e de revisões e/ou substituições de equipamentos (Por exemplo: itens de proteção contra incêndio, filtros de piscinas etc.);

- Reajustes ou revisão do escopo e/ou preços de contratos de manutenção e administração; e,

- Obras e melhorias demandadas pelos moradores.

Se tudo estiver bem organizado, o síndico terá não apenas sua gestão facilitada quanto a própria interlocução com os condôminos, permitindo que eles visualizem as necessidades do prédio através de planilhas e gráficos. “Ser transparente na gestão condominial é uma questão de atitude. Isto envolve disposição para analisar dados e fatos, organizar ideias, planos e resultados e, ao final, comunicar aos condôminos de forma clara e simples. Muitas vezes analisamos, organizamos, planejamos, executamos e obtemos resultados, porém não divulgamos à comunidade o que foi atingido”, observa.

A gestora comenta que, afora a prestação mensal feita pelo condomínio, ela disponibiliza a cada trimestre aos moradores do Top Village, nos quadros de avisos, “um resumo executivo dos resultados”, ou seja, “os saldos iniciais e finais das contas contábeis e financeiras”, bem como a situação da inadimplência. E nas assembleias anuais de votação da nova previsão orçamentária, é feita a comparação entre a peça anterior e o que foi efetivamente realizado. Sempre de maneira didática.

Para essas apresentações, a Profa. Rosely Schwartz reforça que o gestor deve se preocupar em tornar as informações compreensíveis aos condôminos, organizadas em gráficos e planilhas. De outro modo, as pastas deverão ser disponibilizadas com antecedência para consultas de todos os que tenham algum tipo de dúvida.

“MATERIAL DE ESCRITÓRIO”?

Já a síndica e advogada Irina Uzzun chama atenção para a nomenclatura de alguns itens lançados, seja nos balancetes ou na prestação final. “Recomenda-se que não sejam utilizados termos genéricos, tais como ‘despesas diversas’ ou ‘eventuais’ para discriminar alguma aquisição.” Irina justifica lembrando que, em seu primeiro mandato como síndica do Condomínio The Spotlight Perdizes, na zona Oeste de São Paulo, o balancete informou a compra de “material de escritório” (canetas, lápis, cadernos e demais itens destinados à portaria), “o que gerou indignação em uma moradora”. “Ela disse que o local era um condomínio e não um escritório, então eu nunca poderia ter comprado ‘material de escritório’.”

ORÇAMENTOS E NF NAS PASTAS MENSAIS

Advogada e síndica profissional, Patrícia Moreno (Foto ao lado) enfrenta o desafio de administrar condomínios de 150 a 1.800 unidades. Para isso, aposta no controle diário das contas. “A prestação de contas reflete o dia a dia do condomínio” e ajuda “no fechamento do mês”, observa. “O síndico precisa conferir as despesas reais do mês em exercício, demonstrando preocupação em economizar em cada empenho. Ele deve saber, por exemplo, o que, quanto e como gastar em uma manutenção, cumprindo prioridades. Desta forma, não pode abrir mão dos três orçamentos mínimos em cima de um escopo comum. Disponibilizamos esses orçamentos nas pastas mensais, junto com a Nota Fiscal do serviço contratado.” Patrícia destaca ainda que, além das despesas ordinárias, é preciso administrar com uma reserva mensal para gastos com revitalizações, emergências e melhorias, prevista no orçamento anual. (Por R.F.)

VALORIZANDO A CONFIANÇA DOS CONDÔMINOS

O síndico Daniel Antonio Coelho Andrade (Foto ao lado) tem passado momentos delicados na gestão do Condomínio Terraza de España, localizado no Bosque da Saúde, zona Sudeste de São Paulo. Em princípios de 2008 fez a implantação do residencial, com 108 unidades, herdando da construtora uma previsão orçamentária subestimada. Levou dois anos para organizar a vida financeira do condomínio, até que se desligou do corpo diretivo. Em seu retorno, em 2014, finalizando um mandato tampão como subsíndico, o corretor de seguros deparou-se com um “déficit astronômico”, LEIA MAIS EM NOSSO PORTAL: direcionalcondominios.com.br - Os artigos: • “Prestação de contas e transparência na gestão do síndico”, da síndica Kelly Remonti; • “O passo a passo da prestação de contas: o que você ainda não entendeu?, da síndica Irina Uzzun, e; • “O meu conselho ignora o balancete, e agora?”, do síndico Paulo Fontes. - Dicas da Profa. Rosely Schwartz para montar a previsão orçamentária do condomínio. Acesse os links através do endereço acima, clicando na imagem da Capa da revista de Julho - Ed. 225. administrando inclusive ações de cobrança de fornecedores. Depois, eleito e reeleito síndico, Daniel passou a contar com o apoio do subsíndico Pedro Cirino para fazer a gestão permanente das contas, mantendo-as equilibradas, “em um caixa ainda bem enxuto”. Como precisou promover rateios extras desde 2014 para cobrir “decisões onerosas tomadas anteriormente”, o gestor procura estabelecer uma relação de confiança com os condôminos por meio da “prestação de contas bem detalhada” e de “uma comunicação a mais rápida e transparente possível”.

Matéria publicada na edição - 225 de julho/2017 da Revista Direcional Condomínios

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