A relação do síndico com a administradora do condomínio

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Entrevista com a síndica Maria Helena Teixeira.

Administradora que atuou com ênfase em processos de gestão e de gerenciamento de facilidades em instituição financeira de grande porte, Maria Helena Teixeira é síndica local no condomínio em que vive, na zona Sul de São Paulo. Entre as atividades que desenvolve atualmente, a gestora tornou-se membro de Grupo de Excelência em Administração de Condomínios no CRA/SP – (Conselho Regional de Administração de São Paulo) e especializou-se como síndica profissional.

Esta entrevista complementa o relato sobre sua gestão na seção “Síndico, Conte Sua História/Administradora”, da Ed. 221, revista Direcional Condomínios, de março de 2017.

- Direcional Condomínios: Qual o papel da administradora na gestão do condomínio? 

M Helena Teixeira: A gestão condominial cada vez mais precisa ser realizada de forma profissional, com ética e competência, independente do gestor ser um síndico profissional ou morador. Ela engloba a necessidade de atenção com o atendimento de prazos tributários, itens da legislação trabalhista, normas da ABNT, gestão financeira, de contratos, de segurança e de pessoas.

Nesse contexto, a Administradora tem um importante papel de apoio ao Síndico. 

Um dos pilares na administração é a organização. Assim, na gestão do condomínio ela é composta pela Administradora juntamente com a participação de conselheiros, funcionários e subsíndico. Algumas vezes, dependendo da complexidade do condomínio, há a necessidade de termos também advogados especialistas e auditores.  

Entendo que a construção de uma gestão colaborativa de sucesso depende da contribuição do melhor de cada um no desempenho do seu papel nessa organização.

Administradoras bem preparadas e comprometidas com o valor da entrega dos serviços prestados auxiliam em muito o síndico durante o seu exercício nas várias questões operacionais e administrativas do dia a dia de um condomínio, bem como na disponibilização de ferramentas de controle e acompanhamento para melhorar a tomada de decisão pelo Síndico.  

E, como efeito temos uma parceria de qualidade, integridade e transparência na entrega de resultados sustentáveis aos condôminos.

Como Síndicos, vivenciamos diariamente uma série de situações com questões que envolvem pessoas e processos, para as quais nem sempre há receita de solução pronta. Cada comunidade de moradores tem regras específicas e anseios diferentes. 

Com tamanha quantidade e complexidade de atividades, dividir responsabilidades e somar esforços para resultados melhores é construtivo e todos ganham.

No Código Civil é previsto, no Art. 1348, parágrafo 2º, que:

"§ 2o - O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção." 

- Direcional Condomínios: Qual é o escopo de serviço da administradora?

M Helena Teixeira: Ele depende da composição de itens de serviços contratados pelo condomínio.  

A Administradora irá operacionalizar as atividades de: gestão administrativa (cadastros, documentos, atendimento, emissão de cartas e convocações, organização assembleias, entre outras); gestão financeira (previsões, contabilização, tributação, etc.); processos que envolvem a equipe de funcionários próprios do Condomínio (seleção, contratação, desligamento, folha de pagamento, e outros itens); atualização sobre normas jurídicas e tributárias (envolvendo legislação); assessoria jurídica.

E, principalmente, apoiar o síndico em ações estratégicas que busquem melhorar o dia a dia na convivência em condomínio. Fazendo a apresentação de análises e estudos mais elaborados, que deem suporte para a tomada de decisão pelo síndico. Por exemplo: avaliar previamente alternativas com base em dados históricos para a redução de custos no consumo de água, energia. Sem deixarmos de destacar a qualidade no atendimento ao condômino sobre dúvidas de pagamentos, reservas de espaço, entre outras, que estes possam fazer diretamente à administradora.

Da mesma forma que o síndico, ela deve conhecer o perfil de condôminos e as necessidades do empreendimento que atende. Formando a parceria de sucesso com o síndico na atuação e solução, em prol da satisfação dos condôminos e moradores.

- Direcional Condomínios: Você observa situações em que tanto administradoras quanto síndicos confundem os limites desse trabalho? Há síndico que transfere responsabilidades para a administradora? De outro modo, há administradoras que deixam muito o condomínio na mão, transferindo aos síndicos tarefas que são delas?

M Helena Teixeira: Acredito que esta confusão de papéis acontece quando uma das partes deixa de entregar o que lhe compete no seu escopo de atuação. Por exemplo: uma prestação de contas exige a apresentação de toda a documentação pertinente, de forma clara e legível. Os recolhimentos precisam estar corretos e extratos precisam ser facilmente entendidos, e de forma ágil. Se, por qualquer razão, a Administradora não a faz com qualidade, correção e agilidade, haverá dúvidas que exigirão um retrabalho de conferência e remontagem da prestação por parte do síndico. 

Por outro lado, o síndico pode não ser claro nas suas instruções para a administradora ou tempestivo, gerando retrabalho a esta de execução. Outro risco é o sindico não acompanhar ou acompanhar com pouca atenção as questões que envolvam itens trabalhistas ou tributários, principalmente recolhimentos, deixando tudo a cargo da Administradora.

Como em todo ambiente de gestão e de prestação de serviços, sempre há oportunidades para a melhoria, na minha visão.

Em contrapartida, o síndico profissional ou voluntário precisa estar em constante atualização para conseguir validar e entender a qualidade do que recebe como serviço contratado da administradora, e também poder pensar e propor melhorias para o condomínio que administra. Em nosso segmento sempre há novidades e precisamos estar aptos a avaliá-las, e também temos que estar preocupados com a evolução e aprendizado técnico. 

O síndico sempre será o responsável legalmente e por esta razão ele precisa estar atento às conformidades que os processos exigem. Até para ter tempo hábil de realizar alguma correção, se necessária.

Via de regra, se a empresa Administradora é inscrita ou possui um administrador registrado no Conselho Regional de Administração é sinal que busca estar comprometida com a qualidade e tem plena clareza sobre a sua atuação junto ao seu cliente. O CRA é o órgão responsável pela disciplina e fiscalização do exercício profissional de administração, onde os condomínios estão inseridos.

Isto tudo só reforça que desempenhar o papel dentro dos limites definidos para cada um, com comprometimento e sinergia de trabalho entre síndico e a administradora, faz toda diferença.

- Direcional Condomínios: Condomínios maiores costumam dispor in loco de um funcionário da administradora, full time, você acha que isso se torna necessário a partir de que escopo de serviços?

M Helena Teixeira: Em empreendimentos do tipo clubes ou em residenciais com muitas torres e vários subsíndicos. Assim, disponibilizando um canal de atendimento mais eficaz e próximo ao morador, na minha opinião.

- Direcional Condomínios: É aconselhável ao síndico e administradora disporem de auditoria independente para acompanhar os balancetes mensais?

M Helena Teixeira: Se pensarmos que na gestão financeira ética e transparência são fundamentais em seus processos e que andar em conformidade (compliance) previne ocorrências de desvios e de falta de conduta, eu diria que sim. 

O trabalho da Auditoria está voltado para o passado e o presente do condomínio – o que foi realizado até o momento está conforme o esperado? Esta verificação nos casos onde há dúvidas é importante. Da mesma forma, realizá-la na linha preventiva é ainda mais assertivo. 

Os valores arrecadados mensalmente através dos rateios são relevantes ainda mais se acrescidos de rateios como obras, entre outros, que serão utilizados num futuro próximo. Eles precisam ser bem geridos. Desconheço proprietários ou moradores que queiram pagar duas vezes pelo mesmo serviço ou ter seu patrimônio desvalorizado ao final de uma gestão.

Vamos imaginar que após algumas conversas iniciais de esclarecimento junto ao síndico ainda permaneçam dúvidas por parte dos condôminos, seja por contas não aprovadas, dúvidas sobre contratações e até mesmo na conduta do mesmo frente à sua gestão: Aqui o trabalho da auditoria fará grande diferença.

Agora, se a Administradora faz uma entrega com responsabilidade e correção e temos um síndico e um Conselho Consultivo ou Fiscal com conhecimento e capacidade técnica, que conseguem avaliar e verificar a regularidade dos recolhimentos, pagamentos, cálculos realizados e apresentados, o auxílio do auditor independente poderia ser realizado de forma pontual ou com um intervalo maior que o mensal neste caso. O intuito é o de ratificar que nada passou despercebido com erro.

Se analisarmos os benefícios trazidos para a gestão financeira, o custo desta atividade independente acaba sendo pequeno. E, deve ser avaliado para compor o orçamento anual do condomínio.

É importante destacar, caso o condomínio venha a optar pela contratação de uma auditoria independente, que ela seja realizada por um contador com registro no CRC -  Conselho Regional de Contabilidade. E que a empresa ou o profissional seja escolhido pelo Conselho do condomínio, gerando imparcialidade.  

- Direcional Condomínios: A quem a administradora deve se reportar? Você observa casos de informações cruzadas que atrapalham o trabalho do síndico? Ou seja, quem, no condomínio, deve ser o contato com a administradora?

M Helena Teixeira: Esse é um ponto importante, a Administradora deve se reportar ao síndico. Da mesma forma que os condôminos também se reportam. Os condôminos não podem interferir ou dar ordens para Administradoras. 

Se algo acontece o síndico é o responsável pela adoção das providências necessárias apresentadas por condôminos e moradores junto à Administradora. Inclusive, com o propósito de se evitar violar suas atribuições legais.

Havendo sinergia na comunicação entre o síndico e Administradora, que reflita num canal aberto para condôminos e moradores, haverá o alinhamento por consequência.

- Direcional Condomínios: Qual o papel do conselho e demais condôminos na relação do síndico com administradora?

M Helena Teixeira: O Conselho Consultivo ou Fiscal deve apoiar o síndico na tarefa de verificar com uma visão analítica as prestações de contas mensais apresentadas pela Administradora.  

Os condôminos e moradores podem reportar ao síndico situações sobre qualidade de atendimento recebido, quando buscam orientações direto na Administradora ou fazem a verificação de informações de lançamentos. 

Juntos podem oferecer sugestões de melhorias ao síndico, as quais poderão vir a serem implantadas. 

Acredito que o meu dia a dia é semelhante aos dos meus colegas síndicos. Cada um com seu perfil de gestão busca encontrar e conciliar a melhor solução para a comunidade que atende.  E  conta com a parceria e sinergia da Administradora nessa jornada.  

Saiba mais: Contatos com a síndica M Helena Teixeira: O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.

Matéria complementar da edição - 221 de mar/2017 da Revista Direcional Condomínios

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