Terceirização da portaria: Contrato, posturas e supervisão

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A terceirização cresce entre os condomínios e a tendência futura é predominar no formato da contratação de mão de obra. Mas para garantir um bom serviço e uma relação tranquila, "o ponto de partida é escolher uma empresa idônea", afirma a síndica Clarice Robles Egea, do Condomínio Living Concept, no Portal do Morumbi, zona Sul de São Paulo. Ela fala com conhecimento de causa, pois atua com o mesmo fornecedor desde 2006, uma relação fidelizada, que lhe garante os serviços de portaria, limpeza e zeladoria. Antes de contratá-lo, para substituir outro prestador, Clarice diz que foi conhecer os donos e conferir todas as certidões negativas de débitos da empresa.

Com 68 unidades e 15 anos de vida, o residencial não teria condições de arcar com a estrutura que a terceirizada lhe oferece, observa. A síndica ressalva, no entanto, que é preciso ao condomínio tomar ciência dessa estrutura e ser presente e participativo na relação com a contratada. "A empresa nos assessora em todos os sentidos, apoia e facilita substituições, caso contrário não haveria sentido na terceirização", completa.

Outro segredo da fidelização está no tratamento dispensado aos funcionários: "São bem tratados e respeitados, com bom dia e boa noite, eles se sentem queridos, o que gera empatia." Portanto, "tratamento é fundamental", assim como interlocução constante com o supervisor das equipes, de forma a lhes passar demandas, procedimentos e medidas para melhoria do trabalho.

Para o síndico profissional José Eduardo Rubira Silveira, "a terceirização se torna interessante" conforme o porte do empreendimento. Dos quatro condomínios em que atua (em Guarulhos e em São Paulo - Mooca, Vila Nova Conceição e Vila Buarque), três mantêm contratos de terceirização. Segundo ele, quanto maior o número de funcionários necessários, mais oportuno se torna esse modelo de contratação. No caso da portaria, ele justifica: "Com funcionários próprios, há o inconveniente de faltas, principalmente à noite". José Eduardo diz que a dificuldade de cobrir os postos no período noturno levou o condomínio da Vila Nova Conceição a terceirizar a portaria nesse turno, mantendo funcionários próprios na escala diurna. "A terceirizada consegue suprir com coberturas, inclusive com conhecimento no posto", reforça.

O síndico observa o crescimento da terceirização nos condomínios, especialmente entre os maiores, "com atrativos na área comum, o que demanda mais funcionários de forma geral". Além disso, a tendência é favorecida porque "a terceirizada agrega informações, soluções e equipamentos que estão em evidência no mercado, seja na segurança ou limpeza, e isso ajuda o condomínio a ficar mais atualizado". Em termos de portaria, "que requer atenção e profissionalismo dos funcionários, os terceirizados tendem a ser mais formais no trato com moradores e visitantes, sempre com educação, para exercerem com eficiência os procedimentos de segurança e controle de acesso". Ele recomenda, porém, que o síndico exija "essa qualidade da mão de obra, como também assessoria e projetos quanto a equipamentos, softwares, treinamentos e uma supervisão atuante".

Também o síndico profissional Ricardo Carrasciola administra condomínios com terceirização e vê tendência de crescimento do modelo. Uma das vantagens do serviço, destaca, é poder transferir toda a parte da gestão trabalhista, sem, porém, abrir mão das responsabilidades como contratante. "Por haver responsabilidade solidária nessa relação, buscamos empresas que tenham lastro e seguros, verificamos mensalmente o recolhimento de todos os encargos (com o suporte da administradora) e mantemos contato constante para a correção de posturas e procedimentos." Ricardo explica que a interlocução é necessária, pois "cada condomínio tem sua peculiaridade e a postura do funcionário deverá ser modelada por esse contexto".

FOCO NA QUALIDADE E NO SUPORTE ORGANIZACIONAL À PORTARIA

Representantes do setor de terceirização propõem aos síndicos muito critério na hora de avaliarem orçamentos e decidirem-se pelos contratos. É preciso considerar os custos das responsabilidades legais das prestadoras de serviços (fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias), dos processos de qualidade e dos métodos de contratação das equipes (como recrutamento e seleção, desenvolvimento de táticas e protocolos de segurança, treinamento etc.), afirma Alexandre Amaral. Desta forma, a busca pelo menor preço poderá comprometer a qualidade dos serviços oferecidos. Para o empresário Roberto Flores Freitas, Oficial da Reserva da Polícia Militar do Estado de São Paulo, "os clientes devem ter a expectativa de que estão contratando um serviço especializado com emprego de profissional treinado". Na portaria, isso significa que "aquela imagem de um funcionário idoso, sem conhecimento de informática e semialfabetizado, simplesmente não existe mais".

Roberto destaca posturas desse novo perfil de porteiro:

- Apresentação pessoal impecável (barba feita, cabelos e unhas cortadas etc.), uniformização (muitas vezes com terno completo) e treinamento;

- Comprometimento de chegar ao posto de trabalho com dez minutos de antecedência, a fim de obter informações sobre o que ocorreu no turno anterior;

- Ao longo do período, desempenhar funções como controlar o acesso de pessoas e mercadorias, preencher relatórios, receber correspondências, utilizar programas de computador, acionar equipe de supervisão para apoios mais complexos, atender telefonemas e interfones, entre outros;

- Manter postura profissional na relação com os condôminos. É preciso conhecer bem os moradores e as rotinas do prédio, mas sem intimidades, cumprindo com o que determina o Regulamento Interno. Segundo Roberto Flores, a estrutura oferecida pela prestadora de serviço faz diferença no trabalho em portaria. "O ser humano é falível.

O porteiro pode falhar, após ter discutido em casa, por estar passando por uma separação ou problema de saúde na família, todavia, a estrutura organizacional não pode falhar. Emprego de coordenadores e supervisores de segurança, instrutores de portaria 'in loco', assistentes de supervisão, cursos periódicos de reciclagem, instalação de CFTV e alarmes são fundamentais para um bom desempenho da atividade", enumera.

De outro modo, aos condomínios também cabem posturas, como:

- Moradores e corpo diretivo não devem se aproximar muito dos porteiros. "Recomenda-se utilizar a estrutura da empresa para passar novas determinações. Desta forma, a equipe de supervisão também conhecerá as novas regras. Essa não é uma tarefa fácil, porque com o tempo a intimidade faz-se latente, ocasionando problemas, como 'pedidos de empréstimos', 'compras fiada de produtos sem pagamento posterior' etc."; e

- Síndicos devem usar a estrutura da terceirizada a favor do condomínio, como uma grande parceira.

Por fim, Roberto Flores fala aos gestores sobre o papel dos supervisores: "São o principal elo de ligação entre a empresa (retaguarda administrativa) e o cliente (condomínio). O ideal é que sejam especializados, específicos para portaria e limpeza. Por exemplo, o da portaria deve 'respirar' segurança, falar com zelador e síndico a fim de obter informações úteis ao aprimoramento do trabalho, bem como sugerir posturas preventivas na área de segurança. Deve visitar o condomínio uma semana antes do início das atividades e, durante o contrato, acompanhar o trabalho dos porteiros, orientá-los, fiscalizá-los, corrigi-los e, principalmente, ensiná-los sobre a atividade de controle de acesso. O supervisor é ainda responsável por elaborar as escalas de serviço, encaminhar a documentação da empresa ao porteiro e vice-versa, solicitar ou entregar uniformes, indicar os profissionais para os cursos de reciclagem e proceder com apurações nos eventuais desvios de conduta."

Importante também, segundo ele, que a terceirizada disponibilize, além do supervisor, um instrutor de portaria. "No início dos serviços, ambos, por meio de um bastão de ronda, irão verificar os dias e horários em que houve ronda operacional e quanto tempo este profissional permaneceu nas dependências do condomínio. Instala-se ainda um alarme com botão de pânico e alerta-vigia conectado à sala de monitoramento da empresa. Pode-se ainda implantar um CFTV com câmera na portaria, de modo que a sala de monitoramento possa ver em tempo real a atitude do porteiro. O emprego de tudo isso junto dará ao condomínio a certeza do comprometimento da empresa terceirizada, além da sensação de segurança tão necessária nos dias atuais."

PELA TRANQUILIDADE E SEGURANÇA DE SÍNDICO E CONDÔMINOS

Joelma de Matos Dantas (Foto acima), advogada e gerente-executiva do Sindeprestem (Sindicato das Empresas de Prestação de Serviços a Terceiros, Colocação e Administração de Mão-de-Obra e de Trabalho Temporário no Estado de São Paulo), afirma que "a contratação de uma empresa terceirizada implica, em primeiro lugar, na especialização da prestação de um determinado serviço".

Ou seja, é uma relação contratual que deve proporcionar "qualidade e profissionais treinados para executar a tarefa para a qual foram chamados", além de "tranquilidade e segurança ao síndico e aos condôminos". Por isso, é preciso uma "boa contratação", escolher "prestadora de serviços idônea e honesta no cumprimento das suas obrigações".

Abaixo, estão reproduzidos os principais momentos de sua entrevista à revista Direcional Condomínios.

POSTURA DOS PROFISSIONAIS NA PORTARIA

"O profissional contratado para o controle de acesso, seja para edifícios comerciais ou residenciais, recebe treinamento para lidar com as mais diferentes situações, sempre preservando a segurança do local. Ter uma conduta cordial e educada vale para qualquer caso, sempre."

RELAÇÃO DO CONDOMÍNIO COM O TERCEIRIZADO

"A Súmula 331 do Tribunal Superior do Trabalho estabelece que o poder diretivo e a subordinação dos empregados terceirizados pertence única e exclusivamente à prestadora de serviços. Assim, o síndico (tomador de serviços) deverá encaminhar à empresa sua demanda e de que maneira os serviços deverão ser executados. Com essas informações, a prestadora orientará os profissionais que farão parte da equipe da portaria."

INTERLOCUÇÃO COM OS SUPERVISORES

"O síndico deve esperar comprometimento deste profissional. A parceria entre prestadora e tomadora tem que funcionar, pois o síndico deve transferir toda a responsabilidade funcional de supervisão para a empresa terceirizada, caso contrário poderá ocorrer problemas."

EXPECTATIVAS EQUIVOCADAS DO CONDOMÍNIO FRENTE À TERCEIRIZAÇÃO

"Escolher uma prestadora de serviços terceirizados somente pelo preço ofertado e não pela especialização que a empresa oferece é o equívoco mais comum. Por isso, sugiro sempre pesquisar o histórico da empresa a ser contratada, buscar referências de mercado para não haver nenhum tipo de inconveniente."

CONDIÇÕES DE TRABALHO DO TERCEIRO

"Os funcionários terceirizados contam com todos os benefícios da legislação trabalhista, portanto, não há nada que os diferencie em termos de proteção legal em relação aos contratados diretamente pelo condomínio."

DO PRESTADOR DE SERVIÇOS

"Uma empresa especializada no segmento de prestação de serviços de portaria/ controle de acesso deve oferecer serviço de qualidade, com profissionais altamente capacitados e treinados. Além de possuir uma postura ética e demonstrar idoneidade no cumprimento das obrigações legais que lhe competem."

COMO CONCEDER BENEFÍCIOS EXTRAS

"O síndico deve negociar o benefício extra diretamente com a prestadora para que ela, como empregadora, avalie a melhor maneira de repassá-lo aos trabalhadores que prestam serviços naquele condomínio."

SEGURANÇA PREVENTIVA EM CONDOMÍNIOS

No dia 14 de maio, em auditório na Alameda Franca, região dos Jardins, em São Paulo, Capital, a revista Direcional Condomínios promoveu treinamento operacional de segurança em condomínios para síndicos, zeladores e porteiros. O curso foi ministrado por Luís Renato Mendonça Davini, delegado do GOE da Polícia Civil, e teve o patrocínio da empresa Intelbras

Matéria publicada na edição - 213 - junho/2016 da Revista Direcional Condomínios

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