Ética e transparência do síndico na gestão condominial

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O síndico é o principal responsável pela administração do condomínio, conforme definem o Artigo 1.347 do Código Civil brasileiro (Lei 10.406/2002) e Artigo 22 da Lei Federal 4.561/1964. As atribuições desse gestor estão previstas nos Artigos 1.348 do Código Civil e no 22 da legislação mais antiga. Conforme o Código Civil, ele deverá ser escolhido por meio de Assembleia de condôminos, para um período não superior a dois anos.

A Profa. Rosely Benevides de Oliveira Schwartz defende que, para o sucesso da gestão, o síndico administre com uma equipe formada pela administradora, pelo subsíndico e o conselho, pelos funcionários e envolva os próprios moradores. Ou seja, que "some esforços para que se construa um ambiente harmonioso". Alguns princípios, no entanto, deverão balizar essa trajetória, define Rosely:

- Integridade:
Quesito central do comportamento ético, ela se revela nas decisões que consideram sempre o interesse coletivo, nunca o individual.

- Transparência:
"É preciso deixar as ações claras, límpidas, através da comunicação, principalmente na prestação de contas", defende a professora;

- Competência:
Rosely Schwartz recomenda, por exemplo, que o síndico desenvolva uma gestão profissional, baseada em objetivos previamente estabelecidos e no planejamento de suas ações. "Nesse exercício estaremos lapidando a cidadania", diz;

- Capacidade de diálogo e de dividir responsabilidades:
Aqui entra a possibilidade de estabelecer interlocução constante com atores essenciais para que as decisões e ações relativas ao condomínio tenham sustentação e atendam às suas necessidades: a administradora, o corpo diretivo e os moradores.

Exercer o cargo de síndico é tarefa que equivale a administrar uma pequena cidade, observa Rosely. Afora questões políticas (como a existência de campos oposicionistas dentro do próprio condomínio), sua gestão deverá considerar a Convenção e o Regimento Interno. E também atender a uma vasta legislação, que envolve não apenas as leis citadas acima, como dispositivos das áreas tributária, trabalhista, ambiental etc., além de normas técnicas e regulamentações específicas, como obras, incêndio, acessibilidade, entre outros.

"Não é brincadeira!", reconhece a professora, defendendo mais uma vez que o síndico-gestor busque consolidar uma parceria com administradora que esteja "comprometida com a legislação e demais itens". Nesse sentido, Rosely Schwartz aposta no senso da "organização", "pois o síndico não pode carregar o prédio nas costas e deve dividir responsabilidades, pedir a participação de todos, dar fim à centralização".

Comunicação

Um dos caminhos para fomentar a participação é o síndico estabelecer canais de comunicação com os entes do condomínio, com o devido feedback. Por exemplo:

- Disponibilizar um endereço de email;

- Abrir um atendimento direto (em horário específico) para o condômino;

- Divulgar circulares;

- Produzir um jornal interno, mesmo que em versão online;

- Criar caixa de sugestões;

- Organizar bem as assembleias, não só na distribuição prévia das informações relativas aos assuntos que serão tratados, quanto o próprio momento da reunião, tornando-a objetiva e evitando discussões subjetivas ou alheias aos temas previstos na pauta.

"Se houver canais de comunicação abertos, se o síndico ouvir as partes e der retorno, ele esgotará muitas das ocorrências que costumam ser levadas para as assembleias", observa. É importante, completa a especialista, "que as pessoas percebam o envolvimento e comprometimento deste gestor".

Falhas mais comuns na gestão das contas dos condomínios
Outra postura que favorece a transparência e facilita a gestão é manter controle sobre as contas e a realização de obras, afirma Rosely Schwartz, que descreve abaixo equívocos frequentes nesse quesito quando se trata da administração dos condomínios:

- Falta clareza à prestação de contas e previsão orçamentária – "Quando o orçamento é bem feito, as diferenças são mínimas";

- Esse conjunto de dados não costuma ser distribuído previamente aos moradores, antes, por exemplo, da realização da Assembleia de votação da prestação de contas. Assim, ela acaba aprovada sem o conhecimento efetivo de seu conteúdo;

- Falta acompanhamento das previsões orçamentárias, o qual deve comparar os empenhos previstos com aqueles efetivamente realizados;

- Os demonstrativos financeiros costumam ser "de difícil compreensão, sem conciliação das contas, entre outros";

- Muitas obras e rateios são realizados sem aprovação anterior em Assembleia;

- Pagamentos de despesas são feitos sem a contrapartida de comprovantes adequados, que devem ser emitidos pelos prestadores de serviços ou fornecedores. Recomenda ainda que as despesas não sejam pagas com cartão de crédito do síndico ou de algum funcionário, sendo apresentado para o ressarcimento comprovantes emitidos pelas máquinas de cartão de crédito.

O antídoto contra essas falhas recorrentes é exercer controle, principalmente sobre a conta corrente do condomínio ("Peça fundamental para a transparência da gestão"), a previsão orçamentária e o demonstrativo financeiro, reforça Rosely Schwartz.

O síndico, os balancetes e os contratos

Para a síndica Kelly Remonti, o demonstrativo das contas figura como a peça que "vai refletir o dia a dia da gestão do síndico". Formada em Administração, profissional da área financeira e de controladoria, Kelly se encontra no terceiro mandato do Condomínio Top Village, em Alphaville (Região metropolitana de São Paulo). Segundo ela, mesmo que caiba à administradora "organizar e fazer os lançamentos para o fechamento do demonstrativo financeiro, o síndico é quem deverá aprovar ou não esse formato". "O demonstrativo financeiro é a história do prédio e esse gestor deverá saber traduzir as contas da forma mais simples possível para o condomínio", defende. Kelly diz conferir diariamente o lançamento online da movimentação financeira de seu condomínio - "'bato essa foto' todos os dias", destaca.

A síndica sugere ainda que os síndicos, quando em início de mandato, façam uma revisão de todos os contratos, conferindo quesitos como:

- Tipo (se contrato de despesa ou receita);

- Partes envolvidas;

- Data da celebração;

- Prazos de renovação;

- Vigência;

- Renovação;

- Valores envolvidos;

- Datas de pagamentos:

- Multas e valores previstos;

- Multa em caso de rescisão; e,

- Mora e juros previstos por atraso.

Observar ainda se os contratos se referem à manutenção permanente (como bombas e elevadores) ou pontual. No primeiro caso, dar atenção especial se o contrato prevê ou não o fornecimento de peças. "Com essa análise toda, o síndico certamente saberá onde está pisando", finaliza Kelly Remonti.

Matéria complementar da edição - 207 de nov/2015 da Revista Direcional Condomínios

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