Síndicos fazem gestão de custos na ponta do lápis

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Síndicos procuram identificar gorduras e cortar despesas sem perder a qualidade dos serviços e obras.

Quando a síndica profissional Marta Maria Girardin assumiu um dos condomínios que administra, a situação das contas era tão precária que o gerador se encontrava empenhado e não havia dinheiro para obras emergenciais. Ela teve que providenciar o conserto da tubulação de esgoto, rompida pelo excesso de lixo, usando o próprio cartão de crédito, lembra Marta, dizendo que fez uma revisão criteriosa dos contratos para recuperar o caixa.

“O ponto central para o equilíbrio das contas está nos contratos”, aponta a síndica. “Ao começar o trabalho em um condomínio, analiso pelo menos as três últimas pastas e reviso todos eles.” Segundo Marta, a falta de um acompanhamento mais sistemático por parte de alguns síndicos costuma gerar quadros de quase insolvência. O problema pode começar na própria implantação do condomínio, uma fase de transição em que as contratações de funcionários ou de manutenções permanentes (como a de elevadores) passam ao largo de um controle maior.

Portanto, para colocar ordem na casa, o primeiro olhar de um síndico deve recair sobre o item “despesas”, diz. Marta sugere ainda estimular um papel mais atuante do conselho fiscal ou consultivo no acompanhamento dos balancetes e que todo serviço seja negociado com pelo menos três orçamentos em mãos. “Eu comparo e espremo ao máximo”, ensina. Ela cita o exemplo da compra recente de um playground, inicialmente orçado em R$ 22 mil, mas que acabou ficando por R$ 18 mil. “A gestão é isso: é o síndico brigar pelos interesses do condomínio em tudo o que ele faz.”

SOLUÇÕES MAIS EFICIENTES

Paralelamente, Marta Girardin procura investir em obras, equipamentos e materiais mais modernos que melhorem o desempenho e ajudem a reduzir os custos de manutenção. Essa é uma das estratégias adotadas também pelo síndico profissional Jessé de Souza Oliveira Jr., que resolveu trocar o vidro das luminárias de um dos condomínios que administra por policarbonato. Com área ampla, o empreendimento tem muitos desses equipamentos instalados no chão, o que gerava muitas quebras. “Fizemos testes de resistência e transparência e o policarbonato se mostrou mais resistente. Vamos reduzir o custo de manutenção.”

Jessé Oliveira observa que “soluções mais eficientes” trazem economia em longo prazo, o que, associado a um bom planejamento de manutenção e investimentos, conferem equilíbrio ao orçamento. A dica é “conduzir a manutenção (despesa ordinária) em paralelo com as melhorias (despesa extraordinária), observando quanto destinar para cada uma segundo as necessidades e prioridades do condomínio”. Outra recomendação é rever as escalas dos funcionários, conferindo-lhes mais eficiência e produtividade.

CONTROLE DE CONSUMOS

A Profa. Rosely Benevides de Oliveira Schwartz (foto ao lado) propõe um modelo básico para que os síndicos atinjam o equilíbrio entre as receitas e as despesas, sem negligenciar com as necessidades do condomínio:

- Rever contratos de serviços e compra de materiais;

- Fazer a gestão do consumo da água e energia;

- Avaliar o quadro de colaboradores; e,

- Controlar mensalmente o orçamento previsto e o realizado.

No quesito gestão do consumo, por exemplo, Marta Girardin determina o acompanhamento diário dos hidrômetros. Mas impõe também controle no uso dos produtos de limpeza, de sacos de lixo e de muitos outros insumos necessários à manutenção cotidiana dos condomínios. O valor unitário de cada item parece irrisório, mas ao final do mês, a soma dos valores faz diferença sobre as contas, assegura Marta Girardin.

Matéria publicada na edição - 199 de mar/2015 da Revista Direcional Condomínios