Assembleias condominiais: atenção aos itens de convocação

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O advogado e consultor condominial Cristiano De Souza Oliveira apresenta, a seguir, cuidados que os síndicos, e eventualmente a própria convocação feita por um quarto dos condôminos, devem tomar para a realização das assembleias ordinárias e extraordinárias. As dicas são válidas tanto para assembleias presenciais quanto virtuais. Cristiano De Souza defende um formato híbrido, de maneira que o uso da plataforma digital, pela internet, possa facilitar os debates e tornar as deliberações mais democráticas, mas sem excluir o encontro presencial.

► Todos os condôminos deverão ser convocados, sob risco de anulação das decisões da assembleia;
"A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados." (Cristiano De Souza Oliveira)

► O ideal é obter a comprovação da entrega da convocação para cada condômino. O formato mais usual e recomendado pelo advogado é o de que o condômino assine em livro de protocolo o recebimento do edital;
"É necessário provar que todos foram convocados e a publicação do edital em um jornal de grande circulação, por exemplo, não garante que todos tenham tido acesso a isso. A convocação no formato digital, por sua vez, dependerá da boa fé da pessoa que respondeu 'sim' no recebimento de mensagem eletrônica." (Cristiano De Souza Oliveira)

► A legislação não estipula um período prévio de convocação e fica a critério de cada coletividade definir uma regra em torno da questão;
"Assembleia não é para debater, mas sim para deliberar. Nesse sentido, quanto mais cedo convocar, mais possibilidades se criarão para que os condôminos tomem ciência do assunto, se posicionem e cheguem à assembleia em condições de se colocar de forma mais democrática e objetiva." (Cristiano De Souza Oliveira)

► A convocação deverá ser acompanhada pela apresentação de documentos prévios;

► O edital deverá ter o caráter de um informativo, disponibilizando conteúdo mínimo que permita ao condômino tomar ciência das implicações dos itens que serão deliberados em assembleia;
"É importante que as pessoas cheguem à assembleia com um posicionamento prévio, além de sugestões, que estejam preparadas." (Cristiano De Souza Oliveira)

► Evitar colocar itens para discussão sob a rubrica "assuntos gerais";
"Uma das falhas máximas de convocação de uma assembleia é querer que um tema seja deliberado, mas que na pauta apareça 'escondido' como 'assuntos gerais'. São questões que muitas vezes precisam de quórum específico para deliberação. Qualquer decisão que venha a ser tomada pela assembleia em 'assuntos gerais' deverá ser ratificada em uma próxima assembleia. Só se pode votar aquilo que é do conhecimento dos condôminos, inclusive dos ausentes, portanto, não se pode deliberar sobre um tema apresentado na hora, dizendo que está em 'assuntos gerais'. Pela Jurisprudência, em 'assuntos gerais' não se vota. Essa parte da reunião deve servir apenas para se comunicar a coletividade das situações ou problemas que lhes dizem respeito." (Cristiano De Souza Oliveira)

► A finalização da assembleia somente se efetiva quando nova comunicação é encaminhada aos condôminos, contendo uma síntese das deliberações, em até oito dias após a realização da mesma. A ata deverá ser apresentada posteriormente, mas não há prazo. Também aqui, o ideal é que haja comprovação do recebimento do resumo das deliberações da assembleia.

Saiba mais:
O Inciso III do Artigo 1.334 do Código Civil prevê que a Convenção do condomínio poderá definir mais de uma convocação de assembleia ordinária ao ano, bem como as extraordinárias, discriminando-se, ou não, a natureza de cada uma delas.