Saiba por quanto tempo guardar os documentos do condomínio

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A Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia útil aos síndicos e administradoras em relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, entre outras. A ideia é facilitar a criação de controles e sistemas de arquivamento”. “Além das vias originais, atualmente, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel, quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados”, orienta a administradora.

Prazo de arquivamento de documentos

A fim de orientar as administradoras associadas no que se refere à gestão de arquivos dos condomínios, bem como aos Síndicos, Subsíndicos e Conselheiros, a AABIC elaborou um resumo dos prazos para arquivo de ersos tipos de documentação relativos às áreas fiscal tributária, trabalhista, financeira e outras, para facilitar a criação de controles e sistemas de arquivamento.

Além das vias originais, atualmente, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel, quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.

 

Período: 2 anos

Documentos

Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF)

Pedido de demissão

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

 

Período: 3 anos

Documentos

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º)

 

Período: 5 anos

Documentos

Acordo de compensação de horas

Apólices de seguro

Atestado Médico

Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias.

Conta de água, luz, telefone.

Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais

Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais

DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores

Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo

Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio

Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores

Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios

Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´água

Documentos relativos aos serviços de manutenção ersos

Orçamentos / cotações ersas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio

Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário

Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação).

Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego)

Recibo de pagamento de salários

Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.

 

Período: 10 anos

Documentos

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes iniduais

Contratos de fornecimento ersos (produtos e serviços) firmados com terceiros

Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais

CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349)

DARF´s do PIS (Programa de Integração Social)

Folha de pagamento

GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349)

Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP

Imposto de renda na fonte

Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46)

 

Período: 20 anos

Documentos

Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7)

 

Período: 30 anos

Documentos

Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55)

RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º)

 

Período: Indeterminado

Documentos

Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado

Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.

Contrato de trabalho

Convenção do condomínio (original, alterações e atual)

Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros

Documentos relativos ao PCMSO e PPRA

Listas de qualificação e presença nas assembléias

Livro de inspeção do trabalho

Livro ou ficha de registro de empregados

Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos

Plantas ersas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.)

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado

Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Inidual

Registro de empregados

Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual)

Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio

São Paulo, 8 de novembro de 2011.