Profissionalizando a Gestão do Condomínio

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Assessoria especializada garante qualidade e tranquilidade diante do excesso de tarefas e de obrigações legais e normativas.

Desde o final do ano passado, os condomínios residenciais e comerciais localizados na cidade de São Paulo estão obrigados a recolher Imposto sobre Serviços (ISS) quando contratarem diferentes tipos de trabalhos operacionais ou prestadores. É o que determina a Lei Municipal 14.865, sancionada pelo prefeito Gilberto Kassab no último dia 29 de dezembro. O novo dispositivo impõe mais um compromisso a uma agenda já bastante sobrecarregada dos síndicos e administradores, que diariamente se veem às voltas com o acompanhamento de contas a pagar e a receber, cobranças dos atrasados, compras e cotações, contratação de pessoal, recolhimento de dezenas de outros impostos, taxas e contribuições, fixação e fiscalização de normas de convívio, manutenção, sistema de segurança e preparação de balancetes, assembleias, etc.

“Atualmente, diante do emaranhado de leis e obrigações fiscais impostas aos condomínios pelos órgãos municipais, estaduais e federais, fica difícil prescindir de uma administradora especializada”, observa José Luiz Martin, sócio fundador da Ático. A empresa, fundada em 1974, mantém um gerente responsável por cada grupo de 20 clientes, com o objetivo de orientar mais de perto síndicos e condôminos.

A Ático disponibiliza um portal na internet, por meio do qual é feita uma prestação de contas diária a todos os condôminos, que têm acesso aos comprovantes de despesa pagos, recebimentos de boletos, posição de devedores com relatório mensal de andamento dos casos em cobrança jurídica, entre outros. A empresa produz ainda circulares, relatórios mensais de vistoria e um informativo bimestral para os edifícios.

José Luiz Martins afirma que a prestação de contas é um dos itens mais importantes e, ao mesmo tempo, mais complexos na gestão dos compromissos condominiais: “Ela deve ser clara e pontual; os balancetes precisam conter o máximo de informação, porém de uma forma simplificada para que possam ser compreendidos por pessoas com formação não contábil.” Para Marins, “simplicidade, transparência e conteúdo” compõem o tripé de um balancete eficaz e as administradoras devem garantir “a eficiência do setor de cobrança e do departamento jurídico”. Segundo ele, a “Ático cobra os atrasados por carta, sistematicamente, a partir do primeiro mês do débito e, após 60 dias, o caso vai para cobrança pelo jurídico (com aval do síndico)”.

Mas é claro que as atividades contratadas junto às administradoras extrapolam, e muito, a gestão financeira e contábil. Elas envolvem ainda recursos humanos e consultorias para a contratação de serviços operacionais, compras, elaboração das normas internas e preparação das assembleias gerais. Em termos trabalhistas, a Ático oferece, por exemplo, a preparação da folha de pagamento, das guias de recolhimento dos encargos sociais, informações sociais legais, relatórios de controle de férias, acompanhamento de dissídios, etc., além de treinamento em segurança e em relações humanas no trabalho.

Segundo José Luiz, a administradora desenvolveu um sistema de apoio aos síndicos para o controle de horas extras, através do qual apresenta uma análise comparativa das horas registradas na folha de pagamento, e emite um aviso de alerta caso o volume esteja acima dos parâmetros considerados aceitáveis.

Quanto à manutenção e serviços gerais, a empresa possui um “setor dedicado exclusivamente para cotação de produtos ou serviços”. “Este setor também se encarrega de controlar espontaneamente o vencimento do prazo de limpeza de caixas d´água, de dedetização e a enviar orçamentos para recarga de extintores”, observa José Luiz. Já o controle do almoxarifado fica por conta do zelador, explica. Finalmente, quanto às assembleias, a Ático fornece orientação e bases legais para que a convocação obedeça à lei e à convenção. Oferece ainda o embasamento para que o condomínio desenvolva seu regulamento, de acordo com a estrutura do edifício e as necessidades ou hábitos de seus moradores.

Na verdade, um dos principais serviços que uma administradora pode oferecer é acompanhar in loco (pelo menos semanalmente) as necessidades de um condomínio, expõe Rachel Heilborn Mugayar, sócia proprietária da Ativa. Fundada em 2001, a empresa traz em seu portifólio o know-how de seu fundador, Elias Mugayar Junior, que acumulava 16 anos de experiência em administração de condomínios quando resolveu montar a própria empresa.

“As administradoras devem oferecer um atendimento o mais próximo possível dos condôminos, em todos os serviços necessários”, continua Rachel. “Na reforma de um quadro elétrico, por exemplo, ela poderá orientar o síndico sobre as exigências legais de segurança nesta área.” “A Ativa não apenas faz a cotação e a contratação deste tipo de serviço, como acompanha a sua execução”, diz.

A empresa atende ao amplo escopo de atividades e compromissos que envolvem a administração condominial. Ela vai desde a gestão financeira, contábil e trabalhista, até a área de suprimento de materiais e de mão-de-obra, passando pelas assembleias gerais (participação, coordenação, emissão de editais de convocação, participação em reuniões do Conselho Diretivo, elaboração e registro de atas).

“Em cada uma dessas áreas, os síndicos precisam lidar com uma série de leis e normas, mesmo que seja diante da contratação de um simples serviço, porque neste caso ele terá que emitir notas fiscais, sobre as quais incidem os impostos”, lembra. Quanto à área trabalhista, a Ativa realiza todos os serviços relativos a este setor, como recrutamento e seleção, treinamentos, controle de férias, reorganização do quadro de funcionários em caso de licenças ou dispensas, e acompanhamento dos contratos de terceirizados (especialmente seguranças). “Quando a terceirização é necessária, acompanhamos sua contratação, se a folha de pagamentos está em dia e se os valores dos vales estão adequados”, diz.

Também oferece consultoria em relação aos almoxarifados – “orientamos na cotação dos preços e no sentido se de fazer ou não estoques”. Diante de tamanha demanda, mesmo os prédios menores acabam optando pela contratação dos serviços de uma administradora, diz Rachel, pois “eles apresentam a mesma rotina de limpeza da caixa d’água, as mesmas exigências em termos de relações trabalhistas (pisos, contribuições, folha de pagamento, etc.) e necessidades de manutenção em equipamentos”.

Empresa tradicional da área contábil, a São Judas aproveitou toda a sua experiência e credibilidade junto aos clientes para atuar neste imbricado ramo. “Ao longo dos anos, fomos abrindo espaço para este segmento, uma exigência de nossa própria clientela”, diz Pacífico Cataldo, sócio proprietário da São Judas, fundada em 1981. “Quando o assunto é administração de condomínios, credibilidade, transparência e confiança são itens fundamentais”, completa o empresário.

Na São Judas, esta relação se estabelece logo no início de um trabalho com um cliente, quando “damos gratuitamente uma auditoria de um ano nas pastas anteriores à nossa gestão para que possamos iniciar uma parceria com maior clareza”, comenta Pacífico. Na área administrativa, a empresa desenvolve assessoria em convenções, regulamentos e assembleias; gerenciamento diário de uma série de atividades; gestão de contratos de conservação e manutenção e de contratos de serviços com terceirizados.

Em termos de recursos humanos, suas atividades envolvem toda a rotina legal e normativa do trabalho. “Oferecemos também palestras motivacionais e de reciclagem, para que os funcionários se mantenham sempre atualizados e motivados, pois assim se tornam mais eficientes”, observa o empresário. A empresa possui um banco de dados com cadastro de mão-de-obra para eventuais contratações diretas pelos clientes, mas mantém também parcerias com prestadoras terceirizadas para que supram eventuais afastamentos repentinos dos funcionários.

Pacífico Cataldo destaca outros serviços oferecidos pela São Judas, como um portal interativo com os clientes, um cronograma de manutenção e um sistema alternativo de autogestão. No caso do site, os condôminos têm acesso aos boletos, à impressão de segunda via, à prestação de contas e ao detalhamento da situação financeira. O site apresenta também um canal “para que o cliente faça suas solicitações e sugestões”, afirma.

Quanto à manutenção, a São Judas desenvolve um programa de vistoria preventiva nos con¬domínios, apontando problemas ou irregularidades, indicando sua correção e evitando um gasto maior no futuro com reformas, observa. “Temos também parcerias com empresas de todos os ramos; fazemos cotações em no mínimo três delas, mas orientamos o condomínio a considerar a qualidade e não o valor”, complementa.

Por fim, a autogestão administrativa é um modelo compartilhado de gestão, em que o condomínio contrata a administradora para auxiliá-lo na confecção de boletos, geração de relatórios, entre outros, apresentando mais uma alternativa de serviço para os síndicos.

Matéria publicada na Edição 133 de março de 2009 da Revista Direcional Condomínios