Documentos e Obrigações: Onde ficam os documentos?

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Administradora e condomínio dividem a guarda dos documentos. Mas a responsabilidade direta é do síndico.

Um condomínio pode gerar tantos docu¬mentos quanto uma empresa. E essa papelada toda precisa ser bem guardada, de maneira organizada e segura. Mas quem deve cuidar disso? É indiferente, segundo José Roberto Graiche, presidente da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC). “No caso de ficar na administradora, recomendamos que sejam, pelo menos, reembolsadas as despesas pela guarda dos documentos. Os papéis gerados por um prédio de 40 anos ocupam considerável espaço e necessitam de cuidados profissionais para sua guarda, manuseio e acesso. Nos dias de hoje, naturalmente, com o suporte da informática, tudo ficou mais compactado”, lembra Graiche.

De qualquer maneira, o representante legal do condomínio é o síndico, portanto, ele é quem decide onde a documentação deve permanecer. Porém, mesmo transferindo os cuidados a uma administradora, o síndico continua responsável pelos documentos. “Recomendamos aos síndicos que façam um controle rigoroso do fluxo desses papéis e é preciso documentar tudo”, diz o advogado João Paulo Rossi Paschoal, assessor jurídico do Secovi (Sindicato da Habitação). 

Já as pastas de prestação de contas são documentos que pertencem ao condomínio, sendo de responsabilidade do síndico arquivá-las por cinco anos, conforme ditava a Lei 4.591/64, art. 22, § 1º, letra g. “Ainda que a Lei 10.406/02, o novo Código Civil, não tenha preservado tal imposição, é prudente manter viva a regra da Lei 4.591/64, sob pena de comprometer as gestões futuras”, sugere o presidente da AABIC. 

O condomínio também é responsável pela guarda dos documentos trabalhistas originais dos funcionários contratados, podendo transferir a tarefa para a administradora, por uma questão de praticidade, para fins de folha de pagamento.

Quando o síndico troca de administradora, precisa checar se todos os documentos foram devolvidos. A nova empresa contratada deve fazer uma auditoria documental e, na falta de algum papel, deve comunicar ao síndico para evitar futuros problemas. 

A ausência de controle dos documentos pode resultar em problemas como documentos arquivados em papel de fax, que já estão ilegíveis, até a ausência de comprovantes de pagamento. A responsabilidade atinge primeiramente o síndico, que é o representante legal do condomínio, como dita o Código Civil; por isso, é preciso o máximo cuidado com a guarda dos documentos. “O controle é fundamental, mas sistemas de arquivos inteligentes, critérios de descartes de documentos obsoletos e pessoal dedicado fazem da gestão de arquivos um serviço diferencial das boas administradoras”, conclui.

A AABIC recomenda alguns prazos mínimos para a guarda de documentos, divididos por categorias: 

• Setor trabalhista: livros/fichas de funcionários, guias de FGTS, INSS, folhas de pagamentos, holerites, rescisões de funcionários, etc. Prazo prescricional mínimo de 30 anos.

• Área federal: pagamentos de IR-fonte em geral e do PIS sobre a folha de pagamento, livros diários. Prazo prescricional de 10 anos.

• Em âmbito municipal, prazo prescricional de cinco anos para pagamento de IPTU (CTN – Código Tributário Nacional, art. 173). 

• As contas de concessionárias (luz, água, telefone), devido ao fato de prevalecer o entendimento de que o serviço prestado pela SABESP deva ser considerado como tarifa, a sugestão é guardá-las por 10 anos (e não cinco).

Matéria publicada na Edição 126 de julho de 2008 da Revista Direcional Condomínios.