Como e por que fazer o cadastramento de moradores dos condomínios?

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Indispensável à realização dos procedimentos de segurança, especialmente no controle de acesso dos moradores, trabalhadores, visitantes e veículos, o cadastro atualizado dos proprietários e moradores garante o bom andamento da administração do condomínio.

O chamado fator humano contribuiu para um novo arrastão a condomínio registrado no começo deste ano em São Paulo. Entre o final da tarde e o começo da noite do dia 15 de janeiro, cerca de quinze homens armados com pelo menos cinco fuzis invadiram o Condomínio Saint James, localizado na Chácara Klabin, zona Sul da cidade. O porteiro liberou a eles o acesso pela garagem, já que o sistema de controle remoto encontrava-se inoperante havia alguns dias. “Infelizmente, esse tipo de situação ainda é muito comum”, comenta Ricardo Carnevalle, síndico de outro condomínio da zona Sul, o Edifício José Strano, localizado no Campo Belo.

“Os condomínios falam tanto em aparelhamento, automação e CFTV , mas o elemento humano é a ponta mais vulnerável da segurança, é preciso qualificação e atualização”, acrescenta Carnevalle, que trabalha como gerente em uma administradora. Mais do que isso, entretanto, torna-se indispensável, defende Carnevalle, a manutenção de um cadastro atualizado de moradores, prestadores de serviços e veículos junto à portaria. “As pessoas às vezes têm tanto receio em deixar as informações, no entanto não se preocupam em dar números de RG e CPF em qualquer ponto comercial”, ressalva. Segundo o administrador, há dois modelos de cadastro que devem ser preenchidos pelos proprietários dos imóveis: um mais completo, a ser mantido de forma sigilosa pelas administradoras e síndicos, e outro básico, para orientar o trabalho da portaria, contendo os nomes dos residentes, dos empregados, telefones para contato e especificações de motos e automóveis (incluindo as placas).

Ricardo Carnevalle lembra ter presenciado situações delicadas pela inexistência de telefones de contatos dos moradores, como vazamentos e até um caso de falecimento. “Não havia a quem ligar”, comenta. Sem que haja uma obrigatoriedade prevista no Novo Código Civil, o cadastramento ganhou um aliado há pouco tempo, quando da promulgação da Lei Estadual no. 13.160/2008, a qual permitiu o protesto dos condôminos inadimplentes. “Até então era somente permitida aação de cobrança nos atrasos das taxas condominiais, mas para que se faça o protesto, precisamos dos dados dos proprietários, como o CPF.” Para tanto, a realização do cadastro tem encurtado o caminho, já que outra maneira de se obter as informações necessárias é recorrer aos cartórios de registro de imóveis, opção mais cara e demorada.Claro que a realização do cadastramento adquire maior força caso seja aprovadapela assembleia dos condôminos, estabelecendo-se multas contra os proprietários omissos.

“A questão da inadimplência é do interesse de todos, por isso a aprovação do cadastramento flui com muita tranquilidade”, observa Carnevalle, lembrando que os procedimentos foram adotados em seu condomínio, comum retorno de 90%. Para a formação do cadastro completo, as administradoras costumam solicitar os nomes dos proprietários constantes no registro de imóveis, de eventuais compradores (caso haja um compromisso de compra e venda), de inquilinos e empregados, sempre com os respectivos números dos documentos pessoais, telefones e email. Também são pedidas as características dos automóveis e motos, informações dos animais (incluindo seu registro na Prefeitura) e contatos de familiares ou conhecidos para emergências. A atualização é indispensável quando há troca dos veículos, trabalhadores ou mudança dos moradores.


Sigilo e segurança
Carnevalle pondera, no entanto, que o cadastro é mantido em sigilo. Ao receber o documento da administradora, o proprietário ganha um envelope de retorno, para ser devolvido de forma lacrada. Cópias são repassadas apenas ao síndico, que por força do papel que desempenha, deve ter acesso ao material.

Conforme observa a advogada Valéria Murgel, que atua há seis anos com direito condominial,“a formação e atualização do cadastro é obrigação do condomínio, está prevista na maioria das convenções e aparece como dever do proprietário em regulamentos internos”. A advogada destaca também que a relação entre a administração e o condomínio se estabelece sempre na interlocução com o proprietário, nunca o inquilino. Cabe ao dono do imóvel, portanto, responsabilizar-se pela atualização dos nomes dos moradores da unidade.

Aliás, reside justamente nesta interlocução entre a administração e o proprietário outra forte razão para o cadastramento. Segundo Valéria Murgel, “toda a formalidade que salvaguarda os direitos e cobra os deveres dos condôminos” ocorre por meio de documentos escritos, como comunicados de reformas, convocações e atas das assembleias, advertências, ocorrências e boletos, entre outros. Qualquer falha na convocação de uma assembleia poderá resultar, por exemplo, na sua nulidade, conforme estabelece o artigo 1.354 do Novo Código Civil. Valéria adverte, porém, que deve ser vedada a divulgação das informações cadastrais a o próprio condomínio, “este é um compromisso que as administradoras precisam assumir”. Nas portarias, portanto, ficaria uma versão bastante reduzida, suficiente apenas para o controle do acesso de pessoas e veículos. Mesmo os telefones ou demais informações de contato poderiam, sugere a advogada, ficar no máximo com os zeladores.

Para o consultor de segurança condominial, Eduardo Lauande, os prédios, de forma geral, “não dispõem de cadastro atualizado de condôminos”. “Isso dificulta as ações de contingência, sobretudo em período de férias. Um cano hidráulico rompido acidentalmente poderá representar um grande transtorno pela dificuldade de se acionar os proprietários do imóvel.” Mas a principal distorção ocorre mesmo dentro do quesito segurança, observa Lauande, graduado em Psicologia e especialista em comportamento. “Ainda se realiza controle do acesso confiando meramente na memória visual dos porteiros para discernir ‘quem pode e quem não pode entrar’”, diz.

O procedimento correto deveria envolver o uso de um moderno sistema de interfone em que se possa checar “preventivamente a imagem do visitante, de preferência a partir de uma guarita blindada”.O arco da proteção se completaria pelo “banco de dados, composto por nomes, telefones, proprietários, eventuais locatários, veículos, empregados domésticos, documentos pessoais destes funcionários,entre outros”. Mas Lauande sugere que as informações fiquem arquivadas virtualmente e sejam conferidas somente através de “senhas gerenciais”.


Matéria publicada na Edição 143 de fevereiro de 2010 da Revista Direcional Condomínios.