Terça, 15 Janeiro 2019 00:00

Checklist do trabalho da administradora na gestão do condomínio

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"Hoje, com o advento do eSocial, as exigências, que já não eram poucas, tornaram-se muito maiores, assim como as penalidades pelo seu descumprimento. Diante disso, não é difícil deduzir que não convém ao síndico prescindir dos préstimos de uma boa administradora para auxiliá-lo na gestão do condomínio."

A gestão de condomínios vem se tornando uma tarefa cada vez mais complexa e, embora o síndico não possa alegar o desconhecimento da legislação, das normas trabalhistas e outras para se eximir de responsabilidades, é difícil, mesmo para os profissionais, trabalhar sem o apoio de uma empresa especializada na administração de condomínios.

Certamente, no caso de condomínios com um número bem reduzido de unidades e com apenas um ou dois empregados, a autogestão é possível — mas trabalhosa —, desde que o síndico contrate os serviços de um contador para elaborar a folha de pagamento, as guias de recolhimento de encargos sociais e impostos, fazer as retenções das notas fiscais dos prestadores de serviços e elaborar um balancete mensal. Ainda assim, sobrarão para o síndico as tarefas de organizar e enviar as convocações para as assembleias, elaborar a previsão orçamentária anual e emitir mensalmente as cobranças das cotas condominiais.

Mas será o custo de um contador inferior ao da contratação de uma administradora?

Hoje, com o advento do eSocial, as exigências, que já não eram poucas, tornaram-se muito maiores, assim como as penalidades pelo seu descumprimento. Diante disso, não é difícil deduzir que não convém ao síndico prescindir dos préstimos de uma boa administradora para auxiliá-lo na gestão do condomínio.

O que às vezes os condôminos ignoram é que as administradoras, meras prestadoras de serviços, não detêm poder algum sobre eles ou os funcionários do condomínio, cabendo-lhes apenas agir sob as ordens do síndico.

Gestão administrativa

A gestão administrativa desempenhada pelas administradoras compreende dezenas de itens, dentre os quais o controle do cadastro de proprietários, atendimento pessoal e telefônico aos condôminos, elaboração das pastas de prestação de contas, controle dos mandatos do Síndico e Conselho Fiscal, serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência e documentos no condomínio, emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias gerais, presença de representante nas assembleias, redação das respectivas atas, gerenciamento do seguro e muito mais.

Controle e cumprimento de obrigações

Compete também às administradoras manter o controle dos equipamentos de segurança, como teste e recarga extintores e mangueiras de incêndio, inspeção predial anual, além de cumprir as normas do Ministério do Trabalho, como laudo elétrico anual, medição ôhmica do sistema de proteção contra descargas atmosféricas, renovação do AVCB, controle e atualização do CNPJ do Condomínio, gestão dos contratos de conservação e de manutenção e outros itens obrigatórios por lei.

Gestão de recursos humanos

Esta é, sem dúvida, a parte mais complexa e trabalhosa da administração condominial, envolvendo, por exemplo, recrutamento de funcionários; admissão e procedimentos de registro; atualização das fichas de registro dos funcionários e das suas carteiras profissionais; preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria; preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios; preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença; preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente; formalização de advertências disciplinares; CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados; emissão da DIRF e RAIS; confecção e atualização do quadro de horário de trabalho; elaboração e controle da escala de revezamento e de férias; controle e concessão do Salário-Família; controle das horas extras com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico; elaboração da folha de pagamento; elaboração e recolhimento das guias de INSS; obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS, Prefeitura e Estado; elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP; obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante à Caixa Econômica Federal; conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal; retenção e recolhimento de contribuições sindicais; emissão dos informes de rendimentos; rescisões dos contratos de trabalho; homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT; elaboração e entrega da RAIS – Relação Anual de Informações Sociais; recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários; elaboração e entrega da DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte; controle dos seguros de vida para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho; pagamento e administração de Vales Refeição, Cestas Básicas; Vale Transporte; inscrição e renovação do Condomínio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador.

Cumprimento de normas do Ministério do Trabalho

O cumprimento das normas do Ministério do Trabalho é de suma importância, e a falta de providências nesse sentido certamente irá gerar sérios problemas para o condomínio e, especialmente, para o síndico.

Eis a relação das obrigações cujo cumprimento a administradora deverá controlar:

Controle do curso anual de CIPA — Comissão Interna de Prevenção de Acidentes ; Controle de EPIs — Equipamentos de Proteção Individual; PCMSO — Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional ; PPRA — Programa de Prevenção de Riscos Ambientais ; PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário; LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho; Curso Anual de Primeiros Socorros; Curso Anual de Brigada de Incêndio e implantação e atualização do e-Social.

Gestão financeira

Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias; elaboração do quadro mensal de rateio das despesas; emissão dos recibos/boletos bancários; controle dos recebimentos das cotas condominiais; cobrança administrativa de inadimplentes; emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais; contas a pagar – controle dos vencimentos e liquidação dos pagamentos; conciliação da conta bancária; obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.

Assuntos jurídicos

Atualização permanente da legislação que envolve a administração de condomínios; consultoria tributária, fiscal e trabalhista; emissão de notificações extrajudiciais; assessoria na alteração da Convenção de Condomínio e do Regulamento Interno; assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, inclusive de terceirização; ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores; emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações; acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias.

Contratação

Como se vê, é extenso o rol dos serviços prestados pelas administradoras de condomínios, mas vale observar que parte deles costuma ser cobrada à parte (há administradoras que chegam a cobrar um porcentual para efetuar o resgate de créditos da Nota Fiscal Paulista e da Paulistana), sob a alegação de que tais procedimentos são tabelados pela associação de classe dessas empresas. Um argumento que não procede, uma vez que a livre contratação é um direito assegurado por lei.

Assim, ao contratarem os serviços de administradoras, os síndicos devem exigir que constem, de forma expressa, todos os serviços englobados pelo contrato. É comum, no decorrer da relação contratual, surgirem cobranças extras, como, por exemplo, pela emissão e entrega da DIRF, convocação de assembleias, fornecimento de informes de rendimentos, procedimentos de retenção de impostos, etc., sendo todos esses serviços inerentes ao trabalho das administradoras.

Então, é no momento da contratação que os síndicos devem negociar para que os contratos abranjam a maior gama possível de serviços. Além disso, deve-se verificar se os sócios da empresa são administradores de empresas, com registro no Conselho Regional de Administração (CRA), que é o órgão detentor da atribuição legal de fiscalizar as empresas e os profissionais de administração.

Certamente, não basta contratar uma administradora; é preciso ficar atento para ver se os serviços estão sendo executados de acordo com o contrato, com o rigoroso cumprimento dos prazos legais.


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Luiz Leitão da Cunha

Síndico profissional, Luiz Leitão da Cunha já atuou como jornalista, tradutor, gestor de empresas e operador da Bolsa de Valores. Em São Paulo (SP), realiza a gestão de condomínios localizados nos bairros de Jardins/Cerqueira César, Pinheiros e Itaim-Bibi.
Mais informações: luizmleitao@gmail.com; https://luizleitaosindicoprofissional.wordpress.com/