Segunda, 15 Julho 2013 00:00

Quero implantar um Livro de Ocorrências, e agora?

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Entre as várias atribuições de um síndico, creio que a de ouvir seja a mais importante. A tarefa não é fácil, pois opiniões podem ser boas ou ruins, mas é certo que são sempre opiniões, e pelo fato de o síndico ser o representante de um grupo, nada mais justo que este coletivo venha a se expressar. O próprio Código Civil tem como objetivo desestimular o individualismo e agregar uma noção coletiva de administração, representada pelo síndico, cujas atribuições são, vide Art. 1.348, inciso V:

• Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns, e;

• Zelar pela prestação de serviços que interessem aos possuidores, o que vale dizer, moradores.

Surge daí, de forma clara, a necessidade de ouvir e agir. E uma das maneiras mais práticas e antigas de fazê-lo é a implantação do "Livro de Ocorrências, Propostas e Reclamações", onde cada morador, interessado no bem-estar do patrimônio coletivo e da vida condominial, poderá manter um livre canal de diálogo com o síndico.

Seu formato, pelos avanços tecnológicos existentes, podem ser o virtual (hospedado no site do condomínio ou da administradora); ou mesmo físico, no famoso "livro ata de capa preta". O condomínio pode ainda instalar caixas-urnas lacradas, onde formulários devem ser depositados com os comentários dos moradores.

Mas por que por escrito? Não poderia ser verbal?

Claro que sim, porém alguns assuntos somente podem ser recebidos por escrito, pois a figura do síndico não poderá ser confundida como a de um "leva e traz" sem provas. É o caso, por exemplo, da reclamação de barulho. Aqui o morador atingido deverá comunicar o fato ao síndico por escrito, que somente assim poderá tomar providências. O mesmo procedimento vale para reclamações graves acerca de algum funcionário, entre outros temas que exigem provas.

Outra razão para se manter um diálogo escrito é preservar o bom senso, já que dificilmente alguém ofenderá outra pessoa por meio desse canal, ainda que em toda regra exista exceção. Porém, se ocorrer alguma ofensa, deverão ser adotadas as medidas cabíveis para cessar tais constrangimentos.

Aconselha-se que a administração comunique aos condôminos, em assembleia, sobre a implantação desses meios de comunicação, bem como sua finalidade e formas alternativas de sigilo. Importante ainda frisar que o livro, virtual ou físico, deverá estar sempre à disposição de todos, não para consulta, mas para registro.

Finalmente, o livro poderá servir de comunicação de autorizações ou restrições à portaria, ou seja, por razões de segurança, somente entra quem estiver autorizado, ou somente recebe a encomenda se a portaria for avisada.

Fica a dica: ouvir representa a mais importante atribuição do síndico para uma boa gestão.

 

Matéria publicada na Edição 181 - jul/2013 da Revista Direcional Condomínios

Cristiano De Souza Oliveira

Advogado, consultor jurídico condominial, Secretário-Geral da Associação dos Advogados do Grande ABC, membro da Comissão de Direito Condominial da OAB-SP e presidente da Comissão de Direito Administrativo da OAB de Santo André. É Conciliador e Mediador Privado, palestrante no setor condominial, Mestrando em Resolução de Conflitos e Mediação, autor do Livro editado pelo Grupo Direcional "Sou Síndico, E agora? Reflexões sobre o Código Civil e a Vida Condominial em 11 lições". Faz parte de Grupo de Excelência de Estudos Condominiais (GEAC) do Conselho Regional de Administração de SP. É Conselheiro da Associação Comercial de SP - Distrital Centro. Na entidade, atua ainda como membro do Conselho de Estudos de Resolução de Conflitos Empresariais e do Conselho do Setor de Serviços. É colunista de sites e revistas especializadas.

Mais informações: cdesouza@aasp.org.br | cdesouza@adv.oabsp.org.br



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