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Alternativa consolidada entre os condomínios que buscam ampliar sua arrecadação mensal, a locação da antiga casa do zelador requer atenção na hora de fazer o contrato e lançar a renda no demonstrativo financeiro, bem como para efeitos fiscais, conforme explica a seguir a Profa. Rosely Benevides de Oliveira Schwartz.

O Conselho Federal de Administração (CFA) determina que toda e qualquer atividade na área seja exercida por profissional com registro no respectivo Conselho Regional (CRA). 

A administração de condomínios é uma atividade fantástica, sem monotonia e repleta de desafios. E mesmo contando com uma gestão cuidadosa, que elabore com rigor o orçamento anual para o rateio das despesas ordinárias (relativas à limpeza, salários dos funcionários, manutenção das áreas comuns, consumo de água e energia etc.), o condomínio poderá enfrentar, em algum momento, situações de emergência.

A decisão de substituir a empresa administradora do condomínio, que dá suporte à gestão do síndico, somente deverá ser adotada se for constatado que os serviços propostos em contrato não estão sendo cumpridos, mesmo depois de reiteradas solicitações, inclusive expressas.

Outra situação que motiva a troca da empresa é a eleição de um novo síndico. Esse muitas vezes, por não estar familiarizado com os procedimentos administrativos do condomínio, prefere substituir a empresa, para que juntos iniciem a gestão. Recomendo que antes de adotar essa iniciativa, leia atentamente o contrato da empresa e, na sequência, marque uma reunião com o gerente ou responsável pela conta do condomínio e solicite esclarecimentos, principalmente sobre:

- O funcionamento administrativo;

- Quais serão as suas responsabilidades (do síndico);

- Folha de pagamento e encargos dos funcionários;

- O estado de conservação das áreas comuns e técnicas; e,

- A situação financeira e os recolhimentos referentes às retenções provenientes dos prestadores de serviço terceirizados.

O síndico deverá, então, solicitar que a empresa elabore um relatório sobre o estado atual do condomínio, com o intuito levar as informações ao conhecimento dos moradores na primeira assembleia da gestão.

Caso tenha sido observado, nessas tratativas, pouco empenho da empresa em agilizar as providências sugeridas ou, ainda, ficar evidenciada a falta de comprometimento com as normas e também em relação às cláusulas contratuais, tanto os síndicos experientes como os síndicos recém-eleitos deverão compartilhar essa situação com os conselheiros e, juntos, traçarem um único escopo dos serviços que será apresentado às empresas que farão parte da concorrência para a contratação da nova administradora.

Deverá ser observada com atenção a cláusula que trata especificamente da rescisão com a empresa em questão, além do prazo necessário para a comunicação e devolução dos documentos, e se há algum tipo de multa, como a cobrança das parcelas futuras pelo não cumprimento do contrato. Caso haja no contrato cláusula referente à cobrança das parcelas futuras, essa poderá ser questionada, inclusive judicialmente. Observa-se que o prazo de antecedência mais adotado é de 30 dias, com o fechamento do demonstrativo financeiro do período e do pagamento dos serviços já realizados pela administradora.

Recomenda-se que antes de formalizar a rescisão, seja organizado no condomínio um local, onde poderão ser arquivados com segurança os documentos que estejam guardados na administradora, tais como:

• Convenção e Regulamento Interno;

• Cartão do CNPJ e Comprovante da Certificação Digital;

• Livros de: atas, de Registro de Empregados; de Inspeção do Trabalho;

• Pastas dos Funcionários, contendo: laudos referentes ao cumprimento do PCMSO – NR 7; Relatórios do PPRA – NR 9 e CIPA - NR 5; Folhas de Pagamentos; Cartões ou Folhas de Ponto; Guias de recolhimentos (INSS; FGTS; PIS; Sindicatos; COFINS/CSLL/PIS; RAIS; DIRF etc.);

• Taxa de Funcionamento dos Elevadores;

• Contratos de todos os serviços prestados ao condomínio, inclusive Apólice de Seguro;

• Cadastro dos moradores;

• Cópias dos contratos de compra dos apartamentos pelos condôminos;

• Pastas das comunicações enviadas aos condôminos e multas aplicadas por desrespeito à Convenção e ao Regulamento Interno;

• Acordos realizados com os inadimplentes;

• Relatório referente às últimas emissões dos boletos;

• Pastas de Prestação de Contas;

• Orçamentos dos últimos cinco anos;

• Laudos: limpeza das caixas d'água; desinsetização; limpeza da caixa de gordura; para-raios; rede de gás; instalações elétricas; AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros); Brigada de Incêndio etc.

No momento da entrega dessa documentação que se encontrava de posse da administradora, deverá ser apresentado protocolo com a lista de todos os itens entregues, o qual, após conferência, deverá ser assinado pelo síndico.

Outra atenção que se adotada refere-se aos saldos apontados nos Demonstrativos Financeiros que deverão ser confrontados com os saldos existentes nas contas bancárias, tanto na conta corrente como nas aplicações financeiras, como os Fundos de Reservas e Fundos de Benfeitorias.

Quando o condomínio é administrado com conta pool e o demonstrativo apresenta saldo negativo na conta corrente, o que significa que a administradora pagou despesas com seus recursos, como se fosse um empréstimo, isso obrigará o condomínio a pagar esse saldo ou dívida com a administradora, antes que a rescisão ocorra. Não havendo o pagamento do saldo negativo, muitas vezes a administradora, para pressionar o pagamento poderá reter os documentos, mesmo que isso seja ilegal. Deve-se então tentar uma negociação amigável antes de solicitar judicialmente em ação de busca e apreensão.

Matéria publicada na edição - 211 - abr/2016 da Revista Direcional Condomínios

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A Profa. Rosely Schwartz aborda, nessa seção, a pertinência ou não de se utilizar o formato da conta pool na gestão financeira do condomínio.

Cresce diariamente a consciência de que, para preservar o planeta, as ações humanas deverão ser cada vez mais sustentáveis. Esse conceito foi criado em 1987 pelos membros da Comissão Mundial sobre Meio Ambiente e Desenvolvimento da ONU e refere-se a "satisfazer as necessidades presentes, sem comprometer a capacidade das gerações futuras de suprir suas próprias necessidades". Ou seja, é importante cuidar hoje do planeta para que haja recursos suficientes no futuro, buscando o equilíbrio na convivência entre o homem e o meio ambiente.

A Profª Rosely Benevides de Oliveira Schwartz, contadora e administradora pioneira em estudos relacionados aos condomínios, autora de obra sobre o assunto e professora de cursos de formação de síndicos, alerta que a realização de obras ou serviços envolve muitos “riscos de acidentes, com consequências graves, podendo até serem fatais, atingindo funcionários, prestadores de serviços, terceiros, conselheiros, subsíndico e o próprio síndico”.

Administrar condomínios atualmente é uma atividade que exige maior preparo e aumento no número de horas de dedicação, além de conhecimento básico, mesmo que o síndico tenha o auxílio de uma administradora.

Como aumentar a participação e sedimentar a paz entre os moradores

Em 1912, foi inaugurado o Edifício Casa Médici, considerado um dos primeiros edifícios residenciais em São Paulo, localizado na esquina da Rua Libero Badaró com a Ladeira Dr. Falcão Filho. Mas embora viver em condomínios não seja algo tão recente, esse tempo não foi suficiente para que a maioria das pessoas assimilasse ou criasse um modo adequado de viver em condomínio. Essa necessidade é crescente, hoje em São Paulo são mais de 4,5 milhões de pessoas vivendo em condomínio.

Administrar os empregados exige muita responsabilidade, além de consumir aproximadamente 50% das receitas ordinárias arrecadadas pelo condomínio. Corresponde a uma das funções mais trabalhosas para o síndico e para as administradoras. Entre as atividades desenvolvidas pelas empresas administradoras estão: selecionar e admitir os funcionários, efetuar a divisão das atribuições e funções, orientar e demitir. É importante que o condomínio possua assessoria de uma empresa especializada nessa área, para evitar ações trabalhistas que irão com certeza onerar o valor do rateio mensal.

“Finalmente terminou a assembleia de eleição de síndico. Como não havia ninguém que quisesse assumir o cargo, me candidatei timidamente. Fui eleito por unanimidade. Após as saudações aliviadas, pois alguém estava assumindo o cargo, o ex-síndico me propôs uma reunião, logo no dia seguinte. Encontrei a mesa principal do salão de festas lotada de pastas, entre elas estavam: as pastas mensais com as despesas dos últimos cinco anos; as pastas com os últimos contratos; além de uma pasta com as contas que precisavam ser pagas. Fui informado que a documentação referente aos funcionários estava na administradora. O ex-síndico fez questão de me alertar que o condomínio passa por sérios problemas financeiros, que a conta do banco está negativa há vários meses. E agora?”

Muitas vezes a decisão de morar em condomínio é adotada sem que haja uma reflexão cuidadosa sobre as implicações que essa ação terá sobre a vida da pessoa e da sua família. Fatores econômicos e sociais, como a falta de espaço nas cidades e o aumento da criminalidade, contribuem para que haja uma procura cada vez maior por esse tipo de moradia. Mas a falta de preparo e de conscientização de que será necessário respeitar normas; de que não só as despesas são divididas, mas também os espaços; e ainda de que o direito de um termina quando começa o do outro, faz com que haja muitas situações conflituosas no condomínio.

Em 1912, foi inaugurado o Edifício Casa Médici, considerado um dos primeiros edifícios residenciais em São Paulo, localizado na esquina da Rua Libero Badaró com a Ladeira Dr. Falcão Filho. Mas embora viver em condomínios não seja algo tão recente, esse tempo não foi suficiente para que a maioria das pessoas assimilasse ou criasse um modo adequado de viver em condomínio. Essa necessidade é crescente, hoje em São Paulo são mais de 4,5 milhões de pessoas vivendo em condomínio.

Administrar os empregados exige muita responsabilidade, além de consumir aproximadamente 50% das receitas ordinárias arrecadadas pelo condomínio. Corresponde a uma das funções mais trabalhosas para o síndico e para as administradoras. Entre as atividades desenvolvidas pelas empresas administradoras estão: selecionar e admitir os funcionários, efetuar a divisão das atribuições e funções, orientar e demitir. É importante que o condomínio possua assessoria de uma empresa especializada nessa área,  para evitar ações trabalhistas que irão com certeza onerar o valor do rateio mensal.

As principais funções do síndico são definidas no Código Civil – Artigo 1.348, estando entre elas: “II - representar ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns; IV - cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia; e VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas”.

Infelizmente é comum existir em alguns condomínios um ambiente de desaprovação, conflitos e desconfianças, que envolve embates entre a administração e os moradores e entre estes próprios. A situação pode ter origem na forma de conduzir a administração, talvez distante das expectativas de um número representativo de condôminos. É preciso também observar se há desatenção dos gestores sobre os conflitos entre os moradores, que podem ser causados por diferentes motivos, tais como barulho, infiltração de uma unidade para a outra etc. Poderá haver também clima de insatisfação entre os funcionários.

A falência de administradoras é uma situação incomum no mercado condominial, todavia, quando ocorre, causa grande preocupação aos moradores, principalmente ao síndico, que é pego de surpresa. Muitas vezes, a empresa desaparece do endereço, levando todos os documentos dos clientes. Além disso, quando a administradora utiliza “conta pool” (conta bancária em nome da administradora, usada para o recebimento e pagamento de todas as despesas de todos os clientes), o saldo pertencente a cada condomínio também desaparece.

Existem dois tipos de demonstrativos para o controle das contas mensais dos condomínios. A seguir, a Profa. Rosely Benevides de O. Schwartz analisa a melhor opção.

Independente do excesso ou não de compromissos em suas atividades profissionais e pessoais, os síndicos precisam manter a privacidade, para que não comprometam seus interesses nem os horários de descanso ou lazer. Há situações que não têm jeito, como a relatada pela síndica Sandra Degenszajn. Ela já foi acordada às 4h30 da manhã por causa do estouro de um cano em um apartamento. A moradora não estava em casa e o vizinho de baixo, o subsíndico Jair de Andrade, sofreu sérias consequências com o vazamento da água na sua unidade. A síndica conseguiu contatar a moradora e, em 20 minutos, ela chegou ao prédio. Nesse meio tempo, Sandra fechou a prumada da água.

Realizar obras no condomínio, que resultem em elevados valores, é sempre um momento de tensão, principalmente pela falta de preparo técnico do síndico em algumas das principais áreas envolvidas, como: impermeabilização, pintura geral, instalações elétricas e hidráulicas. Os síndicos não precisam preocupar-se, pois esse conhecimento técnico não é inerente às suas atividades. Porém, é preciso buscá-lo para garantir a qualidade dos serviços que serão prestados ao condomínio.